Hotline

Làm thế nào để làm việc với quản lí?

Bí kíp dành cho các bạn thiết kế

Tôi từng giữ chức vụ quản lí sản phẩm cách đây cũng lâu rồi. Sau đó tôi là một kĩ sư. Trong bảy năm trở lại thì tôi làm thiết kế. Tôi làm việc với các bạn trong ba vị trí này hàng ngày. Mỗi ngày tôi đều thấy trân trọng trách nhiệm, thử thách và nghệ thuật đằng sau mỗi vị trí trụ cột đó - cái làm nên một sản phẩm. Quản lí sản phẩm giống như một con tắc kè, luôn thay đổi để có được một sản phẩm thành công. Là một nhà thiết kế, bạn phải đối mặt với sức hấp dẫn của họ, luồng thông tin dồi dào của họ, cách nói chuyện nhẹ nhàng tình cảm với đội của họ? Hãy đọc tiếp.

1. Công việc của quản lí đó là làm cầu nối, giúp đội hoàn thành sản phẩm hoàn thiện

manager Có nghĩa là quản lí hầu như là đều giỏi các khoản sau:

1.1. Trao đổi rõ ràng:

Là một phần giúp đội hoàn thiện sản phẩm, quản lí cần phải đại diện cho lí tưởng, mối quan tâm và lộ trình của đội đối với nhiều bên như pháp lí, marketing, khách hàng, sale và nhiều bên khác. Có nghĩa là họ phải minh bạch, ngắn gọn và nói đúng trọng tâm. Một nhà thiết kế hoặc một anh kĩ sư nói dài, nói dai còn chấp nhận được - điều đó không quá ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc mấy. Nhưng quản lí mà như thế là không sống được lâu. Đó là lí do quản lí mới là người giới thiệu sản phẩm với khách hàng hoặc công chúng - không phải vì họ là cấp cao, cao hơn thiết kế hay là kĩ thuật mà họ biết cách nói chuyện, vì họ sẽ không được thuê nếu không biết cách giao tiếp.

1.2. Có kỉ luật

Để đưa đến một sản phẩm hoàn thiện, quản lí cần phải hiểu mọi chuyện gì đang diễn ra trong suốt dự án, nó có đi đúng hướng hay không. Cô ấy nên biết cách hợp nhất các bộ phận trong một dự án để rồi có một sản phẩm tốt. Điều này yêu cầu một kĩ năng tổ chức làm việc cực kì hiệu quả.

1.3. Phối hợp với nhiều người ở nhiều vị trí khác nhau

Không lạ khi quản lí phải nói chuyện với hàng tá người trong các đội khác nhau trong một ngày. Vì quản lí không có quyền ra quyết định (ví dụ sa thải nhân viên thiết kế hay kĩ sư) nên họ cần phải lấy được lòng tin của mọi người. Nếu quản lí là một thằng đểu, hậu quả sẽ nhanh chóng thấy rõ, ảnh hưởng đến công việc chung. Ai cũng quá rõ câu chuyện về những kĩ sư kì dị, keo kiệt và những nhà thiết kế bất tín, buông thả, nhưng tôi thì khó có một bức họa như vậy dành cho những người làm quản lí. Ở đây có chút vơ đũa cả nắm nhưng mà đó là tôi đánh giá chung thôi, thường thì quản lí sẽ là người có mức độ chín chắn cao hơn, đồng cảm với người khác trong công ty hơn là kĩ sư hoặc thiết kế.

2. Nhưng bất kì một quản lí nào cũng như một anh thiết kế sẽ có những điểm mạnh riêng của họ.

Giao thiệp tốt, có kỉ luật, dễ hợp tác thôi là chưa đủ. Một nhà quản lí giỏi phải có được các kĩ năng tổng hợp sau:

2.1. Thực thi

Quản lí đó giới thiệu sản phẩm tốt tới cỡ nào 1) gần tới đích, 2) đạt tới mức độ chấp nhận được, và 3) làm tốt tới mức đội cảm thấy yên tâm. Làm quản lí càng lâu thì họ càng muốn có cơ hội nhận các dự án lớn. (Ví dụ, một quản lí mới có thể nhận dự án kiểu thêm chức năng X vào sản phẩm Y trong khi một quản lí lâu năm có thể nhận dự án dựng một app mới Z trên di động). Quản lí tốt giống như đang chỉ huy một con tàu thuận buồm xuôi gió. Bạn cần phải đảm bảo là mọi người trong đội biết việc của mình để làm việc, mọi người hòa đồng với nhau, phải biết sẵn sàng cho chuyến đi xa, để khi có biến thì cũng không bị chìm.

2.2. Thiết kế suy nghĩ

Quản lí hiểu, đánh giá, mong muốn đưa tới trải nghiệm người dùng tốt nhất? Một nhà quản lí với thế mạnh này sẽ bị các bạn thiết kế la ó. Không phải nói rằng họ phải biết thiết kế mà là phải biết cái gì tốt, cái gì không trong một thiết kế, hiểu giá trị của các nhà thiết kế mặc dù là có thể không đồng ý với gợi ý của họ.

2.3. Khả năng phân tích

Quản lí có biết cách lên kế hoạch và rồi đưa ra kết luận từ dữ liệu (định lượng, công việc, phản hồi khách hàng, …) để đưa ra một kế hoạch cho tương lai hay không? Một nhà quản lí phân tích tốt thường sẽ tính tới tất cả các vấn đề biết và chưa biết; làm sao để giảm thiểu rủi ro đến tối thiểu cho tương lai. Một nhà quản lí tốt sẽ dùng các công cụ để đặt mục tiêu, phân loại ưu tiên công việc và sắp xếp dự án để có phương án làm việc hiệu quả nhất.

2.4. Tầm nhìn sản phẩm

Nhà quản lí quan sát có được thị trường cùng công nghệ đương thời, các vấn đề cùng với thái độ cầu tiến tìm giải pháp sáng tạo cho vấn đề? Đây là kĩ năng của một nhà quản lí nhiều kinh nghiệm. Người mà có tầm nhìn sáng - họ nhen nhóm và là truyền cảm hứng cho thành viên trong đội sau khi rẽ theo một hướng mạo hiểm. Khi thiết kế làm việc với quản lí, hãy nhớ là đội cần phải được cân bằng và công việc được giao phải phù hợp. Ví dụ quản lí mà yếu về tư duy thiết kế thì nên tránh các dự án nặng về thiết kế như là thiết kế lại hoặc sản phẩm mới với người dùng, hoặc hãy làm cùng với những nhà thiết kế lâu năm để lấp khoảng thiếu đó. Tương tự, thiết kế cần nhiều sự trợ giúp để đặt mục tiêu và thời gian biểu có thể nên làm cùng với quản lí giỏi để giúp họ tập trung vào các công việc quan trọng nhất.

3. Công việc sẽ dễ dàng hơn nếu bạn hợp tác với quản lí như một đối tác chứ không phải một người giao việc

Cần thông tin về các sản phẩm cùng loại? Quản lí của bạn hiểu điều đó. (Và nếu họ không hiểu, họ sẽ tìm ai đó có khả năng để giúp hoặc là họ sẽ tìm hiểu cho tới khi tìm ra câu trả lời.) Muốn có phản hồi từ khách hàng hoặc nhân viên sale hoặc người dùng của bạn? Quản lí của bạn có giúp bạn làm điều đó. Muốn biết các ưu tiên hiện tại hay là những lỗi tồi tệ nhất? Công nghệ nào tối tân nhất để học về chức năng Y? Việc phân loại ý tưởng thiết kế theo mức độ ưu tiên là rất hữu ích và nên biết ý tưởn nào nên được thực hiện trước. Quản lí có thể cung cấp cho bạn về thông tin, dữ liệu, và với những phản hồi quý giá bạn có thể làm hết sức với công việc thiết kế. Quản lí có thể giúp bạn tránh được 85% các yếu tố phân tán để bạn tập trung vào làm việc. Đừng ngại hỏi.

4. Bạn sẽ bất đồng với quản lí

disagree Chuyện này chắc chắn sẽ xảy ra. Chuyện này không có gì cả, đó chỉ là vấn đề tự nhiên khi có sự hợp tác giữa ba mảng trụ cộ trong khi phát triển một sản phẩm (sản phẩm, thiết kế và code). Sự mâu thuẫn thường thấy:

4.1. Sản phẩm đã thật sự hoàn hảo chưa?

Khi quản lí là người chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra ngoài thị trường thành công, đúng thời điểm, họ thường muốn đạt đến những mốc nhất định để có thể bán sản phẩm nhanh chóng. Các bạn thiết kế thường được khuyến khích là tạo ra trải nghiệm người dùng tốt nhất, họ muốn có nhiều thời gian để thiết kế, vẽ và đánh bóng. Nhưng không trường hợp nào ở trên đây là hợp lí cả. Không ai muốn đưa tới khách hàng một sản phẩm không ra gì. Không ai muốn dành 10 năm chỉ thiết kế mấy cái sơ đồ luồng vớ vẩn. Tác động thực sự đến khi sản phẩm hoàn thiện được đưa đến khách hàng đúng lúc. (Mọi người đều hiểu điều này nhưng điều đáng quan tâm là chính xác thì sản phẩm hoàn thiện là như thế nào và đúng thời điểm là lúc nào, nhưng vì một vài lí do mà cuộc tranh cãi này thường chẳng đi đến đâu và không có tác dụng gì cả). Vậy phải làm gì để giải quyết vấn đề này? Bạn có thể giải thích vị trí của bạn một cách nhẹ nhàng và hợp lí. Bạn có thể phân tích mình sẽ được và mất gì khi hoãn việc công bố sản phẩm. Bạn có thể đẩy quyết định lên cho một người có vị trí cao hơn. Bạn có thể hỏi ý kiến người khác, người bạn tin tưởng (đây là phương pháp tối thích nhất.) Bạn có thể làm các bài kiểm thử người dùng, kiểm tra xem giả thuyết của ai đó là sai hay đúng. Nói chung là phải làm việc với những người phù hợp, kể cả có sự mâu thuẫn giữa các bên, đó không phải là một vấn đề lớn.

4.2. Có thể mang tới người dùng một trải nghiệm được thiết kế đánh giá là tồi nhưng lại cho con số thống kê hiệu quả?

Vấn đề này khá phức tạp vì có hai hướng mà nó có thể xảy ra. Đầu tiên là suy nghĩ của thiết kế là đúng nhưng các con số thì không tính đúng giá trị của người dùng (có thể là thời gian tính quá ngắn, chưa hoàn thành - ví dụ tốt về mặt này nhưng hại về mặt khác, mặt đó lại không được tính toán đến, vv). Ở trường hợp nào thì bạn là thiết kế, bạn nên biết cách tìm các số liệu nào để cho thấy trải nghiệm này là tiêu cực. Hướng thứ hai là thiết kế đang đánh giá quá cao trải nghiệm cá nhân, hơn là trải nghiệm của một mạng lưới. Ví dụ, có thể hành động ‘mời bạn của bạn’ sẽ không phải là một hành động mang hiệu quả cao trong thời gian đầu nhưng về lâu dài thì càng có nhiều bạn dùng chung sản phẩm thì giá trị của họ mang lại cho sản phẩm càng nhiều.

4.3. Chúng ta không đồng tình về chiến thuật cho sản phẩm

Tôi nói về vấn đề này nhiều hơn ở bài Làm việc với Nhà thiết kế, và đó là trường hợp điển hình mà tôi nghĩ thiết kế và quản lí nên cân nhắc kĩ chuyện làm việc cùng nhau. Không kể đến mâu thuẫn,  mọi người còn hay phản bác ý kiến của nhau khi đưa ra quyết định về mục tiêu cuối cùng. (Và nếu bạn không rơi vào trường hợp này thì như ở trường hợp số 3, có lẽ đã đến lúc thay đổi.) Tôi thấy ghi lại các cuộc tranh luận và cho họ xem lại là rất hiệu quả. Thường thì họ sẽ thấy được nhiều điều hơn, sẽ có những bài học được rút ra cho lần tới. Thỉnh thoảng nghe có vẻ hơi ngớ ngẩn. (Chúng ta tránh cãi quá nhiều về các tiểu tiết? Điều đó xét cho cùng thì cũng không quan trọng!)

5. Cách nhanh nhất để lấy được lòng tin ở người quản lí là trở nên đáng tin cậy

reliable Đừng có biến mất sau bữa trưa để đi tìm một ‘mục đích sáng tạo’ và không trở lại cho tới chiều cuối tuần. Sự sáng tạo nó không nằm đâu xa, hãy cam kết làm việc với khả năng tốt nhất để có được nó. Có thể sẽ khó khăn để đoán những điều bạn sẽ phải làm để có thể đạt được tới chất lượng cao mà bạn muốn. Nhưng hãy để ý rằng tôi nói là hãy khiến người khác tin mình chứ không phải chạy theo deadline. Bạn không biết chính xác lúc nào thì thiết kế sẽ được cụ thể hóa nhưng bạn nên dành thời gian để rà soát lại công việc đang làm, tại sao lại làm vậy, và bạn nghĩ lúc nào nó sẽ hoàn thành kể cả khi nó có nguy cơ thay đổi. Hãy chia sẻ những tiến trình mà bạn đã đạt được. Giải thích lí do mà bạn vẫn đang tìm hiểu vấn đề, lí do mà bạn chưa hài lòng với kết quả hiện tại. Khi bạn thường xuyên trao đổi với quản lí thì sẽ tạo được lòng tin. Nó giúp quản lí hoàn thành công việc dễ dàng hơn. Hơn nữa, nó giúp quản lí hiểu phương pháp làm việc của bạn, hai người sẽ có mối quan hệ thân thiết hơn trong tương lai. Vì cuối cùng, bạn, nhà thiết kế không nên chỉ đặt mục đích riêng cho thiết kế của bạn. Bạn nên chịu trách nhiệm cho những gì mà cả đội đang xây dựng. Cùng nhau. Đó là cách mà chúng ta thành công. Đây là phần 2 trong loạt bài, đón đọc Làm việc với thiết kế: bí kíp cho Quản lí và Kĩ sư. Phần 3 ở đây: Làm việc với Kĩ sư.

Người dịch: Quang Dự.

Nguồn: medium.com.