5+ kiến thức quan trọng về kỹ thuật Item Tracking Business Analysis

Kỹ thuật Item Tracking Business Analysis có thể hiểu đơn giản là một cách ghi nhận, theo dõi và giải quyết các vấn đề quan trọng trong dự án. Mỗi khi có một lỗi, yêu cầu thay đổi, rủi ro hay bất kỳ mối quan tâm nào từ các bên liên quan, kỹ thuật này giúp đảm bảo rằng những vấn đề đó được ghi nhận, phân công trách nhiệm rõ ràng và theo dõi cho đến khi được giải quyết hoàn toàn.
Hay nói cách khác, Item Tracking giống như một danh sách công việc, trong đó mỗi mục tiêu hoặc vấn đề cần giải quyết được liệt kê và cập nhật trạng thái thường xuyên. Nhờ kỹ thuật này, các bên liên quan có thể dễ dàng biết được dự án đang có các đầu mục công việc nào, vấn đề nào quan trọng hơn, ai là người chịu trách nhiệm xử lý và theo dõi tiến độ thực hiện một cách minh bạch.
 

Mục đích chính của kỹ thuật này: 
- Giám sát trạng thái của các hạng mục quan trọng trong dự án.
- Đảm bảo mọi thay đổi được ghi nhận và xử lý đúng quy trình.
- Giảm thiểu rủi ro và sai sót trong quá trình phát triển phần mềm hoặc triển khai dự án.

Kỹ thuật Item Tracking đóng vai trò quan trọng trong Business Analysis (phân tích nghiệp vụ), giúp đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu, rủi ro, vấn đề và thay đổi trong dự án được quản lý chặt chẽ.

Dưới đây là những vai trò chính của Item Tracking trong quản lý dự án và phân tích nghiệp vụ:
- Hỗ trợ quản lý yêu cầu (Requirement Management): Theo dõi sự thay đổi của yêu cầu trong suốt vòng đời dự án, đảm bảo mọi yêu cầu đều được đáp ứng đầy đủ.
- Giám sát tiến độ và trạng thái công việc: Theo dõi từng hạng mục công việc, từ đó BA có thể kiểm soát tiến độ và đảm bảo dự án đi đúng hướng.
- Tăng cường sự minh bạch và cải thiện giao tiếp: Mọi thành viên trong nhóm đều có thể dễ dàng nắm bắt tiến độ của từng mục tiêu trong dự án, từ đó tăng cường sự minh bạch và cải thiện giao tiếp.
- Hỗ trợ kiểm soát rủi ro: Giúp phát hiện các vấn đề phát sinh sớm để có biện pháp xử lý kịp thời, giảm thiểu rủi ro cho dự án.
- Quản lý và giải quyết lỗi trong quá trình kiểm thử chấp nhận người dùng: Item Tracking đặc biệt hữu ích trong việc theo dõi và giải quyết các lỗi phát sinh trong quá trình kiểm thử chấp nhận người dùng (User Acceptance Test - UAT). Bằng cách ghi nhận chi tiết từng lỗi, phân công trách nhiệm và theo dõi tiến độ sửa lỗi, BA có thể đảm bảo chất lượng sản phẩm trước khi đưa ra thị trường
Việc áp dụng Item Tracking đúng cách sẽ giúp bạn tối ưu quy trình làm việc, nâng cao hiệu suất và đảm bảo thành công cho dự án. Vậy làm thế nào để triển khai kỹ thuật item tracking trong business analysis chuẩn chuyên gia? Hãy cùng MindX theo dõi tiếp nội dung dưới đây.

Để triển khai kỹ thuật Item Tracking một cách hiệu quả, bạn có thể làm theo các bước mà MindX hướng dẫn chi tiết dưới đây:

4 bước triển khai item tracking business analysis hiệu quả

Bước 1: Xác định các hạng mục cần theo dõi

Bước đầu tiên bạn cần làm là xác định rõ những hạng mục nào quan trọng đối với dự án. Thông thường, các hạng mục cần theo dõi bao gồm:
Yêu cầu (Requirements)
Đây là các yêu cầu từ khách hàng hoặc các bên liên quan về sản phẩm hoặc dịch vụ. Yêu cầu có thể được phân loại thành:
- Yêu cầu chức năng (Functional Requirements): Những tính năng mà sản phẩm/dịch vụ cần có.
- Yêu cầu phi chức năng (Non-functional Requirements): Những tiêu chí về hiệu suất, bảo mật, khả năng mở rộng,...
Việc theo dõi yêu cầu giúp BA đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu đều được xử lý đúng cách, không bị bỏ sót và không thay đổi mà không có sự phê duyệt hợp lý.
Rủi ro (Risks)
Rủi ro là những yếu tố tiềm ẩn có thể gây ảnh hưởng đến sự thành công của dự án. Các rủi ro thường gặp bao gồm:
- Rủi ro kỹ thuật (công nghệ chưa hoàn thiện, hệ thống không đáp ứng yêu cầu).
- Rủi ro kinh doanh (thay đổi từ khách hàng, ngân sách cắt giảm).
- Rủi ro nhân sự (thiếu hụt nhân sự, năng lực đội ngũ không đáp ứng kỳ vọng).
Để làm được điều này, BA có thể sử dụng các kỹ thuật như phân tích SWOT, phân tích PESTEL, hoặc tổ chức các buổi brainstorming với nhóm dự án. Mỗi rủi ro cần được đánh giá về mức độ ảnh hưởng và khả năng xảy ra, từ đó xác định mức độ ưu tiên để xử lý.
Vấn đề (Issues)
Vấn đề là những khó khăn hoặc trở ngại đã phát sinh trong quá trình triển khai dự án. BA cần có khả năng nhận diện và ghi nhận các vấn đề này một cách nhanh chóng, chính xác. Theo dõi các vấn đề giúp:
- Xác định nguyên nhân gây ra vấn đề.
- Chỉ định người chịu trách nhiệm giải quyết.
Theo dõi tiến độ xử lý và đảm bảo vấn đề được giải quyết triệt để.
Ví dụ: Một lỗi nghiêm trọng trong phần mềm có thể khiến hệ thống không hoạt động. Nếu không được ghi nhận và theo dõi đúng cách, lỗi này có thể ảnh hưởng đến toàn bộ tiến trình phát triển sản phẩm.
Thay đổi (Changes)
Dự án luôn có thể phát sinh những thay đổi về:
- Phạm vi công việc (Scope Changes): Khách hàng yêu cầu bổ sung hoặc loại bỏ tính năng.
- Kế hoạch thực hiện (Schedule Changes): Thời gian hoàn thành bị thay đổi.
- Ngân sách (Budget Changes): Dự toán tài chính có sự điều chỉnh.
BA cần có khả năng quản lý và kiểm soát các thay đổi một cách hiệu quả. Mỗi thay đổi cần được ghi nhận một cách chi tiết, bao gồm mô tả thay đổi, lý do thay đổi, ảnh hưởng đến dự án và các biện pháp thực hiện.

Bước 2: Ghi nhận thông tin chi tiết về từng mục

Đối với mỗi hạng mục, cần ghi nhận đầy đủ các thông tin sau:
- Mô tả chi tiết về hạng mục.
- Người chịu trách nhiệm.
- Thời gian hoàn thành dự kiến.
- Trạng thái (ví dụ: Đang thực hiện, Hoàn thành, Blocked,...).
Mức độ ưu tiên: Xếp hạng mức độ quan trọng của hạng mục để tập trung xử lý những vấn đề cấp bách trước. Có thể sử dụng thang điểm số (ví dụ: 1-5, với 1 là mức độ ưu tiên cao nhất) hoặc các mức độ định tính (Cao, Trung bình, Thấp). Ví dụ, một lỗi nghiêm trọng ảnh hưởng đến chức năng chính của sản phẩm sẽ có mức độ ưu tiên cao hơn so với một lỗi nhỏ về giao diện.

Bước 3: Sử dụng công cụ hỗ trợ quản lý

Sử dụng các công cụ hỗ trợ quản lý là bước quan trọng trong kỹ thuật item tracking business analysis. Dưới đây là một số công cụ phổ biến được sử dụng trong Item Tracking mà bạn không nên bỏ lỡ:
- JIRA: JIRA là một công cụ mạnh mẽ, được sử dụng rộng rãi trong quản lý dự án Agile. Nó hỗ trợ quản lý backlog (danh sách các công việc cần làm), theo dõi yêu cầu, báo cáo lỗi và nhiều tính năng khác. Tuy nhiên, JIRA có thể khá phức tạp đối với người mới bắt đầu.
- Trello: Trello là một công cụ trực quan, dễ sử dụng, dựa trên phương pháp Kanban. Nó phù hợp với các nhóm nhỏ và các dự án đơn giản. Tuy nhiên, Trello có thể hạn chế về tính năng đối với các dự án lớn và phức tạp.
- Asana: Asana là một công cụ quản lý công việc với nhiều tính năng cộng tác, cho phép các thành viên trong nhóm giao tiếp, chia sẻ file và theo dõi tiến độ công việc. Tuy nhiên, giao diện của Asana có thể gây khó khăn cho một số người dùng.
- ClickUp: ClickUp là một công cụ quản lý dự án đa năng, với rất nhiều tính năng và khả năng tùy biến cao. Tuy nhiên, ClickUp có giá thành cao hơn so với các công cụ khác.
- Microsoft Excel hoặc Google Sheets: Đây là những công cụ đơn giản, dễ sử dụng và phù hợp với các dự án nhỏ với lượng dữ liệu ít.
Monday.com: Monday.com là một nền tảng quản lý công việc trực quan, cho phép bạn quản lý workflow phức tạp, tự động hóa quy trình và theo dõi tiến độ dự án một cách dễ dàng.
Bạn đang sử dụng công cụ nào để theo dõi dự án? Hãy chọn công cụ phù hợp nhất để tối ưu hiệu suất làm việc nhé! 

Bước 4: Thường xuyên cập nhật và tối ưu hóa quy trình theo dõi

Việc thường xuyên cập nhật và tối ưu hóa quy trình Item Tracking giúp đảm bảo hệ thống theo dõi luôn chính xác, hiệu quả và không bị quá tải bởi những hạng mục không cần thiết.
- Cập nhật trạng thái hạng mục liên tục để đảm bảo thông tin luôn mới nhất.
- Rà soát định kỳ và loại bỏ những hạng mục không còn cần thiết để hệ thống gọn gàng, tập trung vào công việc quan trọng.
- Sử dụng báo cáo và biểu đồ để dễ dàng theo dõi tiến độ và hiệu suất dự án.
Bằng cách duy trì quy trình này một cách có hệ thống, BA và đội ngũ dự án có thể cải thiện khả năng quản lý, tăng hiệu suất làm việc và đảm bảo dự án đạt được mục tiêu đề ra.

Vấn đề về độ trễ dữ liệu trong theo dõi hạng mục:

Việc không cập nhật trạng thái hạng mục theo một tần suất phù hợp sẽ dẫn đến tình trạng thông tin không còn phản ánh chính xác tiến độ thực tế. Điều này tiềm ẩn rủi ro đưa ra các quyết định phân tích dựa trên dữ liệu lỗi thời, gây sai lệch trong đánh giá hiệu quả dự án.

Sự mơ hồ trong phân định trách nhiệm đối với từng hạng mục:

Tình trạng thiếu rõ ràng trong việc phân công trách nhiệm sẽ gây ra sự chồng chéo và thiếu hụt trong quản lý hạng mục. Hậu quả là trì hoãn tiến độ và khó khăn trong việc truy vết nguyên nhân khi xảy ra vấn đề.

Hiện tượng quá tải thông tin do theo dõi hạng mục không cần thiết:

Việc theo dõi một lượng lớn các hạng mục không mang lại giá trị thực tiễn sẽ gây phân tán nguồn lực và giảm hiệu suất phân tích. Các BA cần tập trung vào việc xác định các hạng mục cốt lõi, liên quan trực tiếp đến mục tiêu phân tích và loại bỏ những hạng mục không cần thiết bằng cách đánh giá định kỳ các hạng mục cần theo dõi.

Sự thiếu minh bạch trong việc chia sẻ thông tin hạng mục:

Sự thiếu hụt trong việc chia sẻ thông tin một cách kịp thời và minh bạch sẽ gây ra sự gián đoạn trong giao tiếp và phối hợp giữa các bên liên quan. Điều này có thể dẫn đến sự hiểu nhầm và quyết định sai lệch. Để đảm bảo tính thông suốt, chúng ta cần thiết lập các kênh giao tiếp hiệu quả và khuyến khích sự trao đổi thông tin một cách chủ động và minh bạch.

Để giúp các Business Analyst (BA) sử dụng kỹ thuật Item Tracking hiệu quả, dưới đây là một số phương pháp tối ưu:

Chỉ theo dõi những hạng mục quan trọng để tránh quá tải thông tin

Một trong những sai lầm phổ biến của Business Analyst (BA) là theo dõi quá nhiều hạng mục, dẫn đến tình trạng quá tải thông tin và mất tập trung. Để tối ưu, BA nên xác định rõ các yếu tố có tác động trực tiếp đến hiệu suất kinh doanh và loại bỏ những thông tin không cần thiết. 
Phương pháp MoSCoW (Must-have, Should-have, Could-have, Won’t-have) có thể giúp phân loại mức độ quan trọng của từng hạng mục, đảm bảo chỉ tập trung vào những yếu tố mang lại giá trị cao nhất. Việc này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao chất lượng phân tích, hỗ trợ ra quyết định chính xác hơn.

Tự động hóa quy trình theo dõi bằng các công cụ chuyên dụng

Việc theo dõi thủ công dễ gây sai sót và tốn nhiều thời gian, đặc biệt khi dữ liệu cần cập nhật liên tục. BA có thể tận dụng các công cụ quản lý dự án như Jira, Trello, Asana, ClickUp, … để theo dõi tiến độ và tự động cập nhật trạng thái hạng mục. 
Ngoài ra, việc tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy (Machine Learning) vào hệ thống phân tích dữ liệu có thể giúp phát hiện xu hướng bất thường và cung cấp cảnh báo kịp thời. 

Định kỳ kiểm tra và cập nhật dữ liệu để đảm bảo độ chính xác

Dữ liệu có thể nhanh chóng trở nên lỗi thời nếu không được cập nhật thường xuyên, dẫn đến các quyết định thiếu chính xác. Để tránh điều này, BA nên thiết lập lịch kiểm tra định kỳ, có thể là hàng tuần hoặc hàng tháng, để đánh giá lại mức độ ưu tiên của từng hạng mục. 

Kết hợp Item Tracking với các phương pháp Agile và Scrum để nâng cao hiệu suất làm việc

Việc kết hợp Item Tracking với Agile và Scrum giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu suất và đảm bảo đội nhóm luôn tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng. 
Trong mô hình Agile, Item Tracking đóng vai trò theo dõi tiến độ công việc một cách linh hoạt, giúp các nhóm nhanh chóng thích nghi với thay đổi. Điều này đảm bảo các hạng mục luôn được cập nhật liên tục và phản ánh đúng thực trạng dự án.
Scrum cung cấp các công cụ mạnh mẽ như backlog grooming, Kanban board, Sprint Review,.. giúp tổ chức, sắp xếp và đánh giá lại các hạng mục theo từng giai đoạn. Nhờ đó, đội nhóm có thể quản lý công việc hiệu quả hơn, tránh tình trạng tồn đọng hoặc quá tải thông tin. Đồng thời, việc theo dõi hạng mục theo cách này giúp giảm sai sót, tăng tính minh bạch và đảm bảo mọi thành viên đều nắm rõ trạng thái công việc.
Hy vọng với những thông tin mà MindX chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn làm chủ kỹ năng Item tracking trong business analysis. Nếu muốn học chuyên sâu và trở thành một Business Analyst chuyên nghiệp, đừng ngần ngại liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn chi tiết nhất!
👉 Tham khảo ngay khóa học IT business analyst chuyên sâu từ con số 0 TẠI ĐÂY!