Hướng dẫn làm báo cáo bằng Power BI cho người mới bắt đầu

Trước khi bắt đầu tạo báo cáo, bạn cần thực hiện ngay chính là chuẩn bị đầy đủ các dữ liệu cần thiết. Cụ thể:

1.1. Thu thập dữ liệu

Thu thập dữ liệu từ các nguồn khác nhau chính là bước đầu tiên và quan trọng nhất mà bạn cần thực hiện ngay. Hiện nay, Power BI đang hỗ trợ kết nối với nhiều nguồn dữ liệu phổ biến khác nhau như:

• Excel: Để kết nối dữ liệu từ Excel, bạn hãy mở Power BI Desktop và chọn Home -> Get Data -> Excel, rồi chọn tệp Excel cần sử dụng. Đây là cách nhanh chóng và dễ dàng để nhập dữ liệu từ các bảng tính đã có sẵn.
• SQL Server: Để kết nối với SQL Server, bạn chọn Home -> Get Data -> SQL Server, sau đó nhập tên máy chủ và cơ sở dữ liệu cần kết nối. Power BI sẽ tự động nhập dữ liệu từ SQL Server, giúp bạn dễ dàng phân tích dữ liệu từ các hệ thống cơ sở dữ liệu lớn.
• CSV: Đối với các tệp CSV, bạn hãy nhấn chọn Home -> Get Data -> Text/CSV và chọn tệp CSV cần nhập. Power BI hỗ trợ nhập dữ liệu từ các tệp CSV, giúp xử lý các tệp dữ liệu thô một cách hiệu quả.
• API: Nếu bạn sử dụng dữ liệu từ API thì hãy chọn Home -> Get Data -> Web và nhập URL của API. Thao tác này cho phép bạn truy cập dữ liệu trực tiếp từ các dịch vụ web, đảm bảo rằng dữ liệu luôn được cập nhật.

Power BI đang hỗ trợ kết nối với nhiều nguồn dữ liệu phổ biến

1.2. Làm sạch và chuẩn bị dữ liệu

Sau khi kết nối dữ liệu, bước tiếp theo là làm sạch và chuẩn bị dữ liệu để đảm bảo rằng dữ liệu của bạn chính xác và nhất quán. Đây là một bước quan trọng giúp tăng cường tính chính xác của các báo cáo. 

• Xóa các giá trị trùng lặp: Sử dụng tính năng Remove Duplicates trong Power Query Editor để loại bỏ các hàng trùng lặp. Điều này giúp tránh việc dữ liệu bị đếm hai lần hoặc bị sai lệch.
• Xử lý dữ liệu thiếu: Thay thế các giá trị thiếu bằng giá trị trung bình, giá trị phổ biến hoặc các giá trị phù hợp khác để đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu. Bạn có thể sử dụng các tính năng Replace Values hoặc Fill trong Power Query Editor để xử lý dữ liệu thiếu một cách dễ dàng.
• Chuyển đổi định dạng dữ liệu: Đảm bảo rằng các trường dữ liệu có định dạng chính xác. Chẳng hạn, chuyển đổi cột ngày tháng sang định dạng ngày tháng chuẩn bằng cách sử dụng các tính năng Change Type hoặc Transform Data. Việc chuyển đổi đúng định dạng giúp tránh những sai sót khi phân tích dữ liệu và tạo báo cáo.

Sử dụng Power Query Editor làm sạch dữ liệu

Việc chuẩn bị dữ liệu đúng cách giúp bạn tạo ra các báo cáo chính xác và có thể tối ưu hóa quá trình phân tích dữ liệu trong Power BI hiệu quả.

Khi việc chuẩn bị dữ liệu đã hoàn tất, bạn có thể bắt đầu tạo các báo cáo theo các bước chi tiết dưới đây:

2.1. Tạo các bảng và biểu đồ

Để Power BI để trực quan hóa thông tin một cách dễ dàng và hiệu quả bạn hãy bắt đầu tạo các báo cáo và biểu đồ theo hướng dẫn sau:

• Lựa chọn loại biểu đồ phù hợp: Power BI cung cấp nhiều loại biểu đồ như bar chart, line chart, pie chart và scatter chart. Hãy chọn loại biểu đồ phù hợp với dữ liệu và mục đích phân tích của bạn để trình bày thông tin một cách rõ ràng.
• Thêm và tùy chỉnh visualizations: Thêm các visualizations vào báo cáo bằng cách kéo và thả các trường dữ liệu vào vùng làm việc của Power BI Desktop. Tùy chỉnh các thuộc tính như màu sắc, định dạng văn bản và sắp xếp để tạo ra báo cáo có thẩm mỹ, dễ đọc.

Chọn loại biểu đồ phù hợp với dữ liệu và mục đích phân tích

2.2. Sử dụng DAX (Data Analysis Expressions)

DAX là ngôn ngữ được sử dụng trong Power BI để tính toán và phân tích dữ liệu. Nó giúp người dùng tạo ra các công thức phức tạp để đo lường và phân tích hiệu quả dữ liệu trong báo cáo.

DAX cho phép bạn tính toán các chỉ số, tổng hợp dữ liệu và thực hiện các phép tính logic như:

• SUM: Tính tổng của các giá trị trong một cột.
• AVERAGE: Tính trung bình của các giá trị trong một cột.
• COUNT: Đếm số lượng các giá trị không rỗng trong một cột.
• IF: Thực hiện các phép tính logic dựa trên điều kiện được chỉ định.
• RELATED: Truy xuất dữ liệu từ bảng liên quan.

Các công thức DAX phổ biến gồm:

• Calculations: Tạo các biểu thức tính toán như doanh thu, lợi nhuận, tỷ lệ tăng trưởng và so sánh.
• Time Intelligence: Tính toán các chỉ số theo thời gian như tổng doanh thu trong năm, so sánh với cùng kỳ năm trước.
• Filters and Conditions: Áp dụng bộ lọc và điều kiện để phân tích dữ liệu theo nhu cầu cụ thể.

DAX - ngôn ngữ được dùng trong Power BI để tính toán và phân tích dữ liệu

2.3. Tùy chỉnh giao diện báo cáo

Để báo cáo trở nên chuyên nghiệp và dễ sử dụng, bạn có thể tùy chỉnh giao diện báo cáo trong Power BI như:

• Thêm logo và màu sắc: Thêm logo và sử dụng các màu sắc của thương hiệu vào báo cáo để tạo sự nhận diện, thẩm mỹ.
• Sắp xếp và điều chỉnh kích thước các visualizations: Điều chỉnh kích thước và vị trí của các visualizations để tối ưu hóa không gian làm việc, cải thiện khả năng trình bày thông tin.

Sử dụng các màu sắc của thương hiệu vào báo cáo để tạo sự nhận diện

Bằng cách tuân thủ các bước trên, bạn sẽ có thể tận dụng tối đa sức mạnh của Power BI để tạo ra các báo cáo chất lượng cao, phục vụ cho nhu cầu phân tích và ra quyết định trong công việc.

Sau khi hoàn thành quá trình tạo và tối ưu hóa báo cáo trong Power BI, bạn có thể xuất báo cáo để chia sẻ với đồng nghiệp hoặc khách hàng theo cách sau:

3.1. Xuất báo cáo từ Power BI

• Xuất ra tệp PowerPoint hoặc PDF: Power BI cho phép bạn xuất báo cáo ra các định dạng tệp PowerPoint hoặc PDF để dễ dàng chia sẻ với các đối tác hoặc khách hàng.
• Xuất ra các định dạng hình ảnh: Nếu bạn chỉ cần chia sẻ một số phần tử cụ thể của báo cáo thì có thể xuất các visualizations và biểu đồ ra các định dạng hình ảnh như PNG hoặc JPEG.

3.2. Chia sẻ và tích hợp báo cáo

• Chia sẻ báo cáo qua Power BI Service: Power BI Service cho phép bạn chia sẻ báo cáo trực tuyến với nhóm hoặc tổ chức của mình. Bạn có thể điều chỉnh quyền truy cập để đảm bảo rằng chỉ những người cần thiết mới có thể xem hoặc chỉnh sửa báo cáo.
• Tích hợp vào các ứng dụng khác: Power BI cung cấp các tính năng tích hợp để nhúng báo cáo vào các ứng dụng khác như SharePoint, Teams hay các trang web khác, giúp đơn giản hóa việc truy cập và chia sẻ thông tin.

Power BI Service cho phép chia sẻ báo cáo trực tuyến với nhóm hoặc tổ chức

3.3. Quản lý và cập nhật báo cáo

• Quản lý và theo dõi dữ liệu: Power BI Service cung cấp các công cụ quản lý để giám sát hiệu suất của báo cáo và dữ liệu. Bạn có thể thiết lập lịch cập nhật dữ liệu tự động để báo cáo luôn được cập nhật với những thông tin mới nhất.
• Cập nhật báo cáo: Khi có thay đổi trong dữ liệu hoặc yêu cầu từ người dùng, bạn có thể dễ dàng cập nhật và điều chỉnh báo cáo để đáp ứng nhu cầu mới.

Xuất bản và chia sẻ báo cáo trong Power BI không chỉ giúp bạn tối ưu hóa quá trình làm việc mà còn nâng cao khả năng truy cập và sử dụng thông tin trong tổ chức. 

Hy vọng, với những thông tin được chia sẻ trên đây về hướng dẫn làm báo cáo bằng Power BI đã giúp bạn đọc có thêm được nhiều kiến thức bổ ích. Đừng quên theo dõi website MindX để cập nhật nhanh nhất những tin tức thú vị khác nhé!

Tham khảo KHOÁ HỌC DATA ANALYST tại MindX - Đào tạo công cụ, kỹ năng toàn diện để trở thành nhà phân tích dữ liệu hoặc ứng dụng vào công việc chuyên môn. 

Xem LỘ TRÌNH HỌC TẬP CHI TIẾT TẠI ĐÂY.