Backlog trong ITBA: Định nghĩa, phân loại và các cách quản lý

Backlog là danh sách hoặc tập hợp các công việc, yêu cầu, tính năng, nhiệm vụ chưa được xử lý và cần hoàn thiện trong tương lai. Backlog được sử dụng để tổ chức, theo dõi công việc, tiến độ liên quan đến dự án, sản phẩm cụ thể. Chúng thường được áp dụng trong nhiều ngữ cảnh khác nhau như phát triển phần mềm, dự án xây dựng, tiếp thị,... 

Sau khi tìm hiểu Backlog là gì, nhiều người dùng quan tâm đến phân loại. Hiện có nhiều loại Backlog khác nhau, tùy thuộc vào quy mô và đặc điểm của dự án. Dưới đây là một số loại Backlog phổ biến:

Product Backlog

Product Backlog có tác dụng chính là liệt kê các tính năng, chức năng và yêu cầu trong sản phẩm và được xem là “nguồn gốc” của mọi công việc trong các dự án. Các mục trong Product Backlog thường được mô tả dưới dạng User Story (Câu chuyện người dùng), tập trung vào giá trị mà chúng mang lại cho người dùng. Đặc điểm nổi bật khác của phân loại này là thường được cập nhật và điều chỉnh thường xuyên khi xuất hiện yêu cầu mới. 

Sprint Backlog

Sprint Backlog có tác dụng tập hợp các mục công việc được chọn từ Product Backlog để hoàn thành trong một Sprint. Từ đó, làm cơ sở để theo dõi tiến độ, thực hiện công việc cũng như sắp xếp thứ tự ưu tiên dựa trên 2 yếu tố cốt lõi là giá trị kinh doanh và sự rủi ro. Các công việc trong Sprint Backlog được chia thành các “User Story” nhỏ hơn và ước lượng thời gian hoàn thành đầu việc.
 

Release Backlog

Release Backlog là danh sách ưu tiên các yêu cầu kinh doanh và kỹ thuật cần hoàn thành trước một lần phát hành sản phẩm. Danh sách này bao gồm các mã định danh, danh mục, trạng thái, mức độ ưu tiên và ước tính nỗ lực duy nhất cho từng yêu cầu.

Để hiểu rõ hơn về kỹ thuật Backlog, mời bạn cùng tham khảo các kỹ thuật phân tích, quản lý Backlog và công cụ hỗ trợ quản lý Backlog: 

Các kỹ thuật phân tích và quản lý Backlog

Kỹ thuật ứng dụng Excel quản lý Backlog

Excel là một công cụ quen thuộc với hầu hết mọi người, dễ dàng tiếp cận và sử dụng mà không cần kiến thức chuyên sâu. Bạn có thể tùy chỉnh cấu trúc bảng tính, định dạng, và sử dụng các công thức để phù hợp với nhu cầu quản lý Backlog của dự án.

Kỹ thuật Agile và Scrum

Agile là một triết lý phát triển phần mềm linh hoạt, cho phép dự án thích ứng nhanh chóng với các thay đổi. Trong khi đó, Scrum là một khung làm việc Agile phổ biến, dựa trên các chu kỳ lặp gọi là Sprint. Ưu điểm của hai kỹ thuật này là tối ưu giá trị nhanh chóng, linh hoạt, dễ ứng dụng,... 

Kỹ thuật đánh giá ưu tiên MoSCoW

MoSCoW là một kỹ thuật giúp phân loại các yêu cầu trong Backlog dựa trên mức độ quan trọng: Must have, Should have, Could have, Won't have. Ưu điểm của kỹ thuật này là đơn giản, dễ hiểu và áp dụng, đánh giá được mức độ ưu tiên các yêu cầu và tính năng trong Backlog. 

Kỹ thuật quản lý Kanban

Kanban sử dụng bảng trực quan để hiển thị trạng thái của từng công việc trong Backlog (Ví dụ: To Do, In Progress, Done). Kỹ thuật này giới hạn số lượng công việc được thực hiện ở mỗi giai đoạn để tránh quá tải. 

Công cụ hỗ trợ quản lý Backlog

- JIRA: Công cụ hỗ trợ này phù hợp cho các dự án Agile, cung cấp các tính năng mạnh mẽ để tạo, sắp xếp, ưu tiên và theo dõi các mục trong Backlog.
- Trello: Trello sử dụng giao diện trực quan, dựa trên bảng Kanban, giúp người dùng dễ dàng làm quen và sử dụng.
- ClickUp: ClickUp tích hợp nhiều tính năng quản lý dự án, bao gồm quản lý Backlog, quản lý công việc, quản lý tài liệu, và giao tiếp nhóm.
Monday.com: Monday.com cho phép người dùng tùy chỉnh giao diện và quy trình làm việc một cách linh hoạt.

Backlog có vai trò quan trọng trong ITBA như cải thiện giao tiếp, hỗ trợ xác định ưu tiên,... cụ thể: 

- Cải thiện giao tiếp: Backlog giúp Business Analyst truyền tải yêu cầu một cách rõ ràng và có tổ chức đến đội phát triển.
- Hỗ trợ xác định ưu tiên: Đảm bảo các công việc quan trọng nhất được xử lý trước, sau đó giải quyết lần lượt các đầu việc còn lại 
- Theo dõi tiến độ dự án: Bạn có thể dễ dàng giám sát, điều chỉnh quy trình dựa trên Backlog, từ đó theo dõi tiến trình và kiểm soát được chất lượng dự án, sản phẩm. 
- Quản lý thay đổi: Backlog giúp kiểm soát các thay đổi trong yêu cầu và mục tiêu, góp phần định hướng phát triển sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. 

Dưới đây là các bước quản lý Backlog và những lỗi thường gặp cũng như cách khắc phục, mời bạn cùng theo dõi nội dung sau: 

Bước 1 - Xây dựng Backlog ban đầu

- Xác định mục tiêu dự án: Trước khi bắt đầu xây dựng Backlog, cần xác định rõ mục tiêu của dự án là gì; sản phẩm cần đạt được những gì; giá trị cốt lõi mà sản phẩm mang lại ra sao? 
- Thu thập & phân loại yêu cầu: Thu thập tất cả các yêu cầu từ khách hàng, người dùng, các bên liên quan. Sau đó, bạn phân loại yêu cầu theo từng nhóm, ví dụ như tính năng, lỗi, yêu cầu kỹ thuật,...
- Mô tả yêu cầu: Mô tả chi tiết từng yêu cầu, bao gồm cả chức năng, lợi ích và các ràng buộc liên quan. Sử dụng User Story (Câu chuyện người dùng) để mô tả yêu cầu từ góc độ người dùng
- Ước tính độ phức tạp: Bước này có tác dụng đưa kế hoạch thực hiện phù hợp.

Bước 2 - Sắp xếp ưu tiên

Xác định giá trị: Đánh giá giá trị mà mỗi yêu cầu mang lại cho người dùng và doanh nghiệp, ưu tiên các yêu cầu có giá trị cao nhất.
Xem xét độ phức tạp: Cân nhắc độ phức tạp của từng yêu cầu, chú trọng những yêu cầu có độ phức tạp thấp nhưng mang lại giá trị cao. 
Phân tích rủi ro: Đánh giá rủi ro liên quan đến từng yêu cầu, cân nhắc lựa chọn yêu cầu có rủi ro thấp hoặc có biện pháp khắc phục, giảm thiểu rủi ro.  
Sử dụng các kỹ thuật ưu tiên: Áp dụng các kỹ thuật ưu tiên như MoSCoW (Must have, Should have, Could have, Won't have) hoặc Value vs. Effort để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các yêu cầu.

Bước 3 - Liên tục làm mới Backlog

Một trong những nguyên tắc bạn cần lưu ý khi quản lý là liên tục làm mới Backlog, giúp dự án diễn ra suôn sẻ và đạt được mục tiêu đề ra. Cụ thể, bạn nên thường xuyên tổ chức các buổi Backlog Grooming để xem xét, cập nhật và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các mục trong Backlog. Từ đó, cập nhật các yêu cầu khi có thay đổi hoặc thông tin mới và loại bỏ các yêu cầu không còn phù hợp hoặc không mang lại giá trị.

Bước 4 - Đánh giá và cải tiến

Đánh giá và cải tiến Backlog là một phần không thể thiếu trong quy trình quản lý dự án, đáp ứng được các yêu cầu thay đổi và mang lại giá trị cao nhất cho người dùng.

Nội dung bên dưới sẽ giúp bạn tổng hợp những lỗi thường gặp khi quản lý Backlog và cách xử lý nhanh chóng: 

Backlog quá tải

Lỗi này xuất phát từ việc Backlog chứa nhiều mục không quan trọng. Nếu không khắc phục kịp thời có thể dẫn đến khó khăn trong việc ưu tiên, giảm hiệu suất, tăng nguy cơ bỏ sót các yêu cầu quan trọng. Để khắc phục lỗi, bạn cần sàng lọc, giữ lại những mục cần thiết và loại bỏ những mục không cần thiết. 

Thiếu sự ưu tiên

Backlog thiếu sự ưu tiên là một vấn đề phổ biến trong quản lý dự án, đặc biệt là khi danh sách công việc quá dài và phức tạp. Điều này gây khó khăn trong việc xác định mục tiêu nào cần được ưu tiên thực hiện trước, dẫn đến lãng phí thời gian và nguồn lực. Để khắc phục, bạn nên sử dụng các kỹ thuật ưu tiên hóa để sắp xếp các mục còn lại trong Backlog như MoSCoW, Value vs. Effort,... 

Không cập nhật thường xuyên

Khi không cập nhật thường xuyên có thể khiến Backlog trở nên lỗi thời, không còn hoạt động hiệu quả, không còn phản ánh đúng thực tế dự án, dẫn đến nhiều hệ lụy tiêu cực. Để khắc phục tình trạng này, bạn nên xác định tần suất cập nhật Backlog phù hợp với đặc điểm của dự án, có th là hàng ngày, hàng tuần hoặc sau mỗi Sprint. Trong buổi họp, cần đánh giá kết quả của Sprint và xem xét lại Backlog để chuẩn bị cho Sprint tiếp theo.
👉Bài viết trên đã cung cấp cho bạn những kiến thức về Backlog, trong đó có Backlog là gì, phân loại, vai trò, các bước quản lý và khắc phục lỗi trên Backlog. Đừng quên đón đọc những bài viết tiếp theo của MindX để có thêm nhiều thông tin hữu ích nhé. 
👉Đừng quên đăng ký và để lại thông tin về khóa học IT Business Analyst để MindX tư vấn cho bạn sớm nhất nhé!