BPMN là gì trong IT Business Analysis?

Tìm hiểu về BPMN

BPMN (Business Process Modeling Notation) là tập hợp các ký hiệu chuẩn dùng để mô tả quy trình kinh doanh của doanh nghiệp/tổ chức dưới dạng đồ hoạ dễ hiểu. Thông qua BPMN, các bên liên quan sẽ làm việc với một quy trình nhiệm vụ đồng nhất, từ đó giúp nâng cao hiệu quả công việc.

Mục đích sử dụng BPMN

BPMN là một công cụ quan trọng đối với một Business Analyst (BA), bởi nó giúp:
- Biến các quy trình kinh doanh phức tạp trở nên dễ hiểu: Điều này cho phép các bên liên quan dễ dàng nắm bắt quy trình hoạt động của doanh nghiệp/tổ chức. 
- Tăng cường giao tiếp giữa các bên liên quan: Việc đưa tất cả các bên liên quan vào quy trình thống nhất biến BPMN trở thành một công cụ cộng tác và giao tiếp hiệu quả trong các doanh nghiệp và tổ chức. 
- Đơn giản hóa quy trình: Khi bạn tạo sơ đồ BPMN mà tất cả các nhóm đều có thể giải mã, các quy trình làm việc phức tạp và khó hiểu sẽ trở nên dễ hiểu hơn. 
- Chuẩn hóa ngôn ngữ chung: BPMN kết nối ngôn ngữ kỹ thuật và phi kỹ thuật, từ đó đóng vai trò là một “ngôn ngữ chung” giữa các vị trí khác nhau, đồng thời giảm thiểu sự hiểu lầm khi chuyển đổi từ yêu cầu kinh doanh sang giải pháp kỹ thuật.

So sánh BPMN với các công cụ khác

BPMN vs Flowchart

Flowchart là một loại biểu đồ mô tả quy trình, hệ thống hoặc thuật toán máy tính. Tuy nhiên, công cụ này không có quy tắc và biểu tượng thống nhất. Do đó, Flowchart không có khả năng mô tả mối quan hệ phức tạp giữa các bước hoặc các quy trình song song và thường chỉ phù hợp với quy trình nhỏ, ít yếu tố kỹ thuật.
Trong khi đó, BPMN được thiết kế để mô tả quy trình kinh doanh phức tạp thông qua các quy tắc và ký hiệu chuyên dụng riêng. Nhờ có BPMN, việc mô hình hóa các quy trình kinh doanh phức tạp trở nên dễ dàng hơn.
Như vậy, sự khác nhau lớn nhất giữa BPMN và Flowchart là ở chỗ BPMN có quy tắc thống nhất, còn Flowchart thì không.

BPMN vs UML

Cả BPMN và UML đều là ngôn ngữ mô hình hóa, nhưng chúng phục vụ các mục đích khác nhau và được sử dụng trong các lĩnh vực khác nhau.
UML (Unified Modeling Language) chủ yếu tập trung vào việc thiết kế phần mềm, hỗ trợ các giải pháp kỹ thuật. Công cụ này chủ yếu nhắm đến những người lập mô hình và xây dựng hệ thống phần mềm như ứng dụng web, đám mây... 
BPMN thì tập trung vào mô tả và tối ưu hóa quy trình kinh doanh, nhấn mạnh vào việc cải thiện hiệu quả hoạt động doanh nghiệp.

Như vậy, sự khác biệt chính giữa BPMN và UML là khác biệt về góc nhìn: UML hướng đến đối tượng, còn BPMN hướng đến quá trình. Điều này làm cho BPMN có thể áp dụng rộng rãi cho cả CNTT và doanh nghiệp, trong khi UML phù hợp hơn với việc phát triển các hệ thống công nghệ thông tin và ít phù hợp hơn với việc cải tiến các quy trình.

Tăng cường giao tiếp

BPMN đóng vai trò như một ngôn ngữ chung, giúp mọi bên liên quan – từ nhà phân tích kinh doanh, kỹ sư phần mềm, đến nhà quản lý – có thể dễ dàng hiểu và trao đổi thông tin. Nhờ tính trực quan của BPMN, các cuộc họp và thảo luận trở nên hiệu quả hơn, giảm thiểu rủi ro hiểu lầm hoặc truyền đạt sai thông tin.

Hỗ trợ phân tích quy trình

BPMN giúp các BA phân tích sâu các quy trình kinh doanh, nhận diện các “nút thắt cổ chai”, điểm dư thừa hoặc các bước chưa tối ưu. Từ đó, họ có thể đề xuất những thay đổi hoặc cải tiến nhằm cải thiện hiệu suất và chất lượng hoạt động. 
Hơn nữa, BA cũng có thể sử dụng BPMN để dự đoán các tác động khi thực hiện các thay đổi, giúp các doanh nghiệp và tổ chức giảm thiểu rủi ro khi áp dụng các giải pháp mới.

Kết nối công nghệ và kinh doanh

BPMN hoạt động như một cầu nối giữa yêu cầu kinh doanh và giải pháp kỹ thuật. Nó cho phép BA mô tả chính xác các quy trình từ góc độ kinh doanh và chuyển đổi chúng thành tài liệu hoặc sơ đồ kỹ thuật mà đội ngũ phát triển có thể sử dụng trực tiếp.

Quản lý thay đổi hiệu quả

Do tính chất động của các doanh nghiệp hiện đại, các quy trình kinh doanh thường xuyên phải cập nhật và thay đổi để thích ứng với thị trường và công nghệ. Lúc này, BA có thể sử dụng BPMN để nhanh chóng điều chỉnh, đảm bảo rằng mọi thay đổi trong quy trình kinh doanh đều được phản ánh rõ ràng và dễ hiểu cho các bên liên quan.

Mặc dù BPMN có rất nhiều ký hiệu, song chúng có thể được chia làm 4 nhóm chính là: Flow Objects, Connecting Objects, Swimlanes và Artifacts.

Flow Objects 

Là các yếu tố kết nối với nhau để tạo thành quy trình nghiệp vụ, Flow Object xác định hành vi của một quy trình. Có 3 yếu tố quan trọng trong Flow Objects đó là:

Events (Sự kiện)

Sự kiện là một điều gì đó xảy ra và có thể tác động đến quy trình nghiệp vụ. Một sự kiện có thể là bên ngoài hoặc bên trong nội bộ, miễn là nó có tác động và ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình nghiệp vụ. 
Các event được biểu diễn dưới dạng hình tròn, phía trong thường có các ký hiệu thể hiện loại hình kích hoạt sự kiện xảy ra.

- Sự kiện bắt đầu (Start Event): Ký hiệu là một vòng tròn đơn, chỉ điểm khởi đầu của quy trình.
- Sự kiện trung gian (Intermediate Event): Vòng tròn kép, dùng để xác định những điều kiện làm gián đoạn hoặc trì hoãn process xử lý nghiệp vụ, chẳng hạn như nhận thông điệp hoặc tạo thời gian chờ.
- Sự kiện kết thúc (End Event): Vòng tròn tô đậm, chỉ điểm kết thúc của quy trình nghiệp vụ.

Activities (Hoạt động)

Là các hoạt động, nhiệm vụ hoặc công việc cụ thể trong quy trình nghiệp vụ. Activities thường được biểu diễn dưới dạng hình chữ nhật bo tròn. 
Các hoạt động có thể là nhiệm vụ đơn lẻ (Task), nhóm nhiệm vụ (Sub-process) hoặc triệu hồi (Call Activity) một quy trình trước đó.

Gateways (Cổng)

Gateway là các điểm quyết định hoặc điều kiện rẽ nhánh trong quy trình. Khi qua cái cổng này, luồng đi của hệ thống sẽ bị thay đổi tùy vào các điều kiện khác nhau. Gateways được biểu diễn bằng hình thoi.

Connecting Objects (Đối tượng kết nối)

Đây là thành phần kết nối các đối tượng với nhau để mô tả thành mô luồng nghiệp vụ. Có 3 loại đối tượng chính là: Sequence flows, Message flows và Associations. Cụ thể:

- Sequence Flows (Dòng tuần tự): Đường nét liền kèm mũi tên, thể hiện trình tự thực hiện các bước trong quy trình.
- Message Flows (Dòng thông điệp): Đường nét đứt kèm mũi tên, mô tả luồng trao đổi thông tin giữa các thực thể hoặc hệ thống.
- Associations (Liên kết): Đường nét đứt và không có mũi tên, kết nối các đối tượng như dữ liệu hoặc chú thích với các phần khác của quy trình.

Swimlanes (Đường bơi)

Swimlanes thể hiện các bên tham gia vào quy trình. Có thể coi đây là “linh hồn” của BPMN, cho phép thể hiện hành động theo các vai trò một cách rõ ràng. Swimlanes bao gồm 2 phần chính là Pool (bể bơi) và Lane (làn bơi).
Pools: Thể hiện các thực thể lớn như tổ chức, bộ phận, phòng ban hoặc có thể là một hệ thống tham gia vào quy trình.
Lanes: Chia nhỏ Pool thành các cá nhân hoặc vị trí riêng lẻ chịu trách nhiệm cụ thể.

Artifacts (Hiện vật)
Artifacts cung cấp thông tin bổ sung về các đối tượng bên ngoài quy trình kinh doanh. Có 3 loại hiện vật chính: Data Objects, Groups và Annotations.
- Data Objects (Đối tượng dữ liệu): Thể hiện các dữ liệu được quy trình sử dụng (ví dụ: “Đơn hàng" được nhập từ hệ thống bán hàng) hoặc tạo ra (Ví dụ: “Hóa đơn” là kết quả sau khi hoàn tất quy trình thanh toán.

- Groups (Nhóm): Tập hợp các hoạt động được sắp xếp lại với nhau theo một ý nghĩa nào đó.
- Annotations (Chú thích): Cho phép bổ sung thông tin hoặc giải thích thêm về một phần nào đó trong quy trình.

Tăng cường khả năng trực quan hóa

BPMN giúp các BA dễ dàng hiểu được toàn bộ quy trình, đồng thời cũng giúp mọi bên liên quan - từ kỹ thuật đến phi kỹ thuật - dễ dàng nắm bắt và hiểu rõ các bước trong quy trình kinh doanh.
BPMN cũng cho phép xác định nhanh các điểm tắc nghẽn hoặc khu vực cần cải tiến trong quy trình, từ đó hỗ trợ BA và các bên liên quan có thể đưa ra các quyết định nhanh chóng dựa trên dữ liệu trực quan, thay vì chỉ dựa vào những mô tả chung chung.

Nâng cao hiệu quả dự án IT

Với vai trò là một “ngôn ngữ chung” giữa đội ngũ kinh doanh và kỹ thuật, BPMN giúp giảm thiểu sai sót khi chuyển đổi yêu cầu kinh doanh thành giải pháp kỹ thuật phù hợp. Điều này đặc biệt quan trọng trong các dự án phức tạp, khi một sai lầm nhỏ có thể dẫn đến những hệ luỵ lớn.
Bên cạnh đó, sơ đồ BPMN cũng giúp tất cả các bên liên quan theo dõi tiến trình và trạng thái của quy trình kinh doanh một cách minh bạch và rõ ràng. Mọi thay đổi hoặc cải tiến đều được thể hiện rõ ràng trên sơ đồ, đảm bảo rằng không ai bị bỏ sót hoặc nhầm lẫn.

Triển khai BPMN hiệu quả đòi hỏi một quy trình rõ ràng và công cụ phù hợp. Dưới đây là chi tiết các bước thực hiện và các công cụ hỗ trợ để triển khai BPMN.

Quy trình triển khai BPMN

Bước 1. Xác định quy trình kinh doanh cần phân tích
Nên ưu tiên lựa chọn các quy trình có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp hoặc những quy trình đang gặp vấn đề cần giải quyết.
Bước 2. Thu thập yêu cầu và dữ liệu từ các bên liên quan
Đảm bảo thu thập các mục tiêu, điểm tắc nghẽn và yêu cầu từ cả phía doanh nghiệp và đội kỹ thuật.
Bước 3. Vẽ sơ đồ BPMN
Dựa vào các thành phần chính của BPMN để biểu diễn quy trình một cách dễ hiểu và chính xác. Đảm bảo rằng sơ đồ BPMN phản ánh đúng cách thức hoạt động của quy trình kinh doanh và các tương tác giữa các thành phần.
Bước 4. Phân tích và tối ưu hóa quy trình
Tiến hành phân tích để xác định các nút thắt cổ chai, lãng phí và cơ hội cải tiến trên cơ sở sơ đồ BPMN đã vẽ trước đó, từ đó đề xuất các thay đổi hoặc cải tiến để tối ưu hóa hiệu quả của quy trình.
Bước 5. Triển khai và giám sát
Áp dụng BPMN vào thực tế để theo dõi các hoạt động, đánh giá hiệu quả và phát hiện các vấn đề phát sinh. Cần phải quan sát, nhận phản hồi từ các bên liên quan và đánh giá thường xuyên để thực hiện các cải tiến.

Công cụ hỗ trợ thiết kế BPMN

Để vẽ sơ đồ BPMN chuyên nghiệp và dễ dàng, bạn có thể tham khảo các công cụ sau:
Camunda Modeler

Đây là một công cụ mạnh mẽ dành cho việc thiết kế và triển khai BPMN.
- Ưu điểm: Hỗ trợ tích hợp quy trình trực tiếp với hệ thống.
- Nhược điểm: Yêu cầu kiến thức kỹ thuật cao hơn so với các công cụ khác.

Bizagi Modeler

Phần mềm trực quan với giao diện thân thiện, phù hợp cho cả người mới bắt đầu.
- Ưu điểm: Miễn phí, dễ sử dụng, hỗ trợ xuất file với nhiều định dạng.
- Nhược điểm: Tính năng nâng cao bị giới hạn ở phiên bản miễn phí.

Lucidchart

Là công cụ thiết kế online với khả năng cộng tác theo thời gian thực.
- Ưu điểm: Dễ dàng chia sẻ và làm việc nhóm.
- Nhược điểm: Cần trả phí để truy cập đầy đủ tính năng.

Draw.io (Diagrams.net)

Là giải pháp miễn phí và tiện lợi để tạo sơ đồ BPMN cơ bản.
- Ưu điểm: Miễn phí hoàn toàn, dễ sử dụng.
- Nhược điểm: Thiếu các tính năng nâng cao cho quy trình phức tạp.
 

ARIS Express

Đây là một công cụ chuyên nghiệp dành cho phân tích và mô hình hóa quy trình kinh doanh.
- Ưu điểm: Cung cấp các tính năng mạnh mẽ cho việc phân tích quy trình.
- Nhược điểm: Giao diện phức tạp và cần thời gian để làm quen.
 

Việc sử dụng BPMN đòi hỏi sự chính xác và tư duy rõ ràng để đảm bảo hiệu quả trong phân tích và tối ưu hóa quy trình kinh doanh. Dưới đây là những lưu ý quan trọng cần ghi nhớ:
Sử dụng ký hiệu đúng chuẩn
Điều này không chỉ giúp sơ đồ dễ hiểu mà còn đảm bảo tính nhất quán và chuẩn hóa theo tiêu chuẩn quốc tế.
Tránh thiết kế quá phức tạp
Đừng lạm dụng các ký hiệu phức tạp, mà hãy chọn các biểu tượng phù hợp nhất để biểu diễn quy trình một cách rõ ràng. Một sơ đồ BPMN quá phức tạp sẽ gây khó khăn cho việc hiểu và sử dụng, làm mất đi mục tiêu chính là truyền tải thông tin một cách dễ dàng.
Hãy giữ sơ đồ đơn giản và tập trung vào các điểm chính yếu, chia nhỏ các phần phức tạp thành các quy trình con nếu cần thiết để đảm bảo rằng nó không chỉ rõ ràng cho người tạo mà còn dễ hiểu đối với tất cả các bên liên quan, kể cả những người không chuyên về kỹ thuật.
Đảm bảo sự tham gia của các bên liên quan trong quá trình xây dựng sơ đồ
Quá trình xây dựng sơ đồ BPMN cần có sự đóng góp từ các bên liên quan như doanh nghiệp, nhà phân tích, và đội ngũ kỹ thuật. Điều này giúp đảm bảo rằng sơ đồ phản ánh chính xác thực tế và đáp ứng các yêu cầu kinh doanh.
Mong rằng thông qua bài viết này, bạn đã hiểu một cách chi tiết về BPMN là gì, các thành phần chính và các bước triển khai công cụ này trong Business Analyst. Nếu muốn tìm hiểu chuyên sâu hơn về BPMN, bạn có thể tham khảo khoá học IT Business Analyst tại MindX.