Flowchart là gì trong IT Business Analysis?

Flowchart, hay còn gọi là biểu đồ, sơ đồ, sơ đồ luồng, là một công cụ trực quan giúp mô tả và phân tích quy trình, hệ thống hoặc hoạt động. Nó sử dụng các ký hiệu hình học đơn giản như hình chữ nhật, hình tròn, hình thoi để biểu diễn các bước khác nhau trong một quy trình, cùng với mũi tên để chỉ hướng luồng thông tin hoặc hành động.

Đặc điểm của flowchart

Flowchart lần đầu tiên được giới thiệu vào năm 1921 bởi hai Kỹ sư Cơ khí Mỹ (ASME) với tên gọi “biểu đồ quy trình luồng”, với các đặc điểm chính sau:
- Biểu diễn quy trình, hệ thống hoặc thuật toán: Flowchart giúp mô tả luồng hoạt động của một quy trình hoặc hệ thống theo trình tự logic.
- Trực quan hóa thông tin phức tạp: Chuyển đổi các mô tả dài dòng thành biểu đồ dễ hiểu, giúp người xem nhanh chóng nắm bắt nội dung.
Với một lưu đồ chuẩn, bất kỳ ai cũng có thể nhanh chóng hiểu rõ cách thức hoạt động của một quy trình, ngay cả khi họ không tham gia trực tiếp vào quá trình đó.
Nhờ tính trực quan và dễ sử dụng, Flowchart hiện là công cụ quan trọng trong nhiều lĩnh vực như quản lý dự án, phát triển phần mềm, sản xuất và dịch vụ khách hàng, giúp nâng cao hiệu suất làm việc và sự phối hợp nhóm trong doanh nghiệp.

Vai trò của flowchart

Nhờ các đặc điểm nổi bật trên, flowchart hiện được ứng dụng rộng rãi nhằm:
- Cải thiện giao tiếp: Flowchart cung cấp một ngôn ngữ chung, giúp các thành viên trong nhóm, bao gồm cả những người không có nền tảng kỹ thuật, dễ dàng hiểu và thảo luận về quy trình hoặc hệ thống.
- Giảm thiểu sai sót trong quy trình: Bằng cách mô tả chi tiết từng bước, flowchart giúp xác định các điểm yếu, lỗi hoặc thiếu sót trong quy trình, từ đó đưa ra biện pháp khắc phục kịp thời.
- Hỗ trợ giải quyết vấn đề hiệu quả hơn: Flowchart cho phép phân tích luồng công việc và xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, giúp đưa ra giải pháp hiệu quả.

Các thành phần chính của một flowchart

Flowchart được tạo thành từ các ký hiệu chuẩn để biểu diễn các bước trong quy trình. Mỗi ký hiệu có vai trò riêng trong việc mô tả luồng hoạt động của hệ thống. Dưới đây là các thành phần chính và cách sử dụng chúng trong Flowchart.

1 - Hình oval (Terminator) – Điểm bắt đầu và kết thúc

Hình oval là ký hiệu dùng để xác định điểm bắt đầu hoặc kết thúc của một quy trình trong Flowchart. Bên trong hình oval thường chứa các từ khóa như "Start" (Bắt đầu) hoặc "End" (Kết thúc) để biểu thị điểm khởi đầu hoặc kết thúc của luồng xử lý. Đây là một thành phần bắt buộc trong mọi Flowchart, giúp người xem dễ dàng xác định phạm vi hoạt động của quy trình.
Trong một sơ đồ chuẩn, Flowchart luôn có ít nhất một hình oval mở đầu và một hình oval kết thúc. Khi quy trình hoàn tất hoặc gặp điều kiện dừng, sơ đồ sẽ kết thúc bằng một hình oval để thể hiện rằng không có bước nào tiếp theo. Điều này giúp đảm bảo rằng người xem hiểu rõ quy trình đã hoàn tất và không có bước xử lý nào bị bỏ sót.

2 - Hình chữ nhật (Process) – Quá trình xử lý

Hình chữ nhật được sử dụng để biểu thị một hành động hoặc một bước xử lý cụ thể trong quy trình. Các thao tác như tính toán, nhập dữ liệu, xử lý thông tin, hiển thị kết quả đều được thể hiện trong loại ký hiệu này. Nội dung bên trong hình chữ nhật thường là một câu lệnh mô tả chi tiết về công việc cần thực hiện.
Khi vẽ Flowchart, các hình chữ nhật thường liên kết với nhau thông qua các mũi tên, giúp thể hiện trình tự thực hiện các bước. Nếu một quy trình có nhiều bước xử lý, việc sử dụng hình chữ nhật giúp hệ thống hóa các bước này một cách logic và dễ hiểu.

3 - Hình thoi (Decision) – Quyết định hoặc điều kiện

Hình thoi là ký hiệu dùng để biểu diễn một quyết định hoặc điều kiện rẽ nhánh trong quy trình. Bên trong hình thoi thường chứa một câu hỏi hoặc một điều kiện logic, chẳng hạn như "Người dùng đã nhập đúng mật khẩu chưa?" hoặc "Dữ liệu có hợp lệ không?". Kết quả của điều kiện này thường có hai nhánh chính: "YES" (Có) hoặc "NO" (Không)", giúp quy trình tiếp tục theo hướng phù hợp.
Khi một quy trình cần kiểm tra điều kiện, hình thoi giúp xác định xem bước tiếp theo sẽ là gì. Nếu điều kiện đúng, sơ đồ sẽ đi theo hướng này, nếu sai, sơ đồ sẽ đi theo hướng khác. Điều này giúp Flowchart phản ánh các tình huống thực tế, đặc biệt hữu ích trong lập trình, kiểm thử phần mềm và phân tích hệ thống.

4 - Mũi tên (Flowline) – Luồng thông tin hoặc xử lý

Mũi tên (Flowline) là một thành phần không thể thiếu trong Flowchart, dùng để kết nối các bước và biểu thị trình tự luồng thông tin trong quy trình. Mũi tên cho biết hướng đi của dữ liệu hoặc luồng xử lý, giúp người xem hiểu rõ cách thức hoạt động của quy trình. Không có mũi tên, các ký hiệu trong Flowchart sẽ trở nên rời rạc và mất đi tính logic.
Trong Flowchart, mũi tên có thể đi theo hướng dọc hoặc ngang, tùy thuộc vào bố cục sơ đồ. Khi cần rẽ nhánh hoặc quay lại bước trước đó, mũi tên sẽ kết nối với ký hiệu quyết định để thể hiện vòng lặp hoặc điều kiện kiểm tra. Nhờ vậy, Flowchart trở nên dễ hiểu và có tính ứng dụng cao trong phân tích hệ thống.

Lợi ích của việc sử dụng flowchart

Flowchart không chỉ giúp mô tả quy trình một cách trực quan mà còn mang lại nhiều lợi ích quan trọng trong công việc và quản lý hệ thống. Dưới đây là những lợi ích chính của Flowchart:
- Đơn giản hóa quy trình phức tạp: Flowchart giúp chia nhỏ các bước trong quy trình thành từng phần dễ hiểu, tránh gây nhầm lẫn.
- Hỗ trợ lập kế hoạch: Khi phát triển phần mềm hoặc cải tiến quy trình, flowchart giúp xác định các bước cần thực hiện một cách rõ ràng.
- Tăng cường sự hợp tác: Khi làm việc nhóm, flowchart là công cụ hiệu quả giúp truyền đạt ý tưởng và thảo luận về hệ thống hoặc quy trình.
- Nâng cao hiệu quả làm việc: Việc trực quan hóa giúp phát hiện các bước dư thừa hoặc lỗi logic trong quy trình, từ đó tối ưu hóa hiệu suất làm việc.

Ứng dụng của flowchart trong thực tế

Flowchart hiện được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau để giúp tối ưu hóa quy trình, cải thiện hiệu suất làm việc và tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận. 
- Doanh nghiệp: Flowchart giúp doanh nghiệp chuẩn hóa và tối ưu hóa các quy trình làm việc, đảm bảo rằng mọi hoạt động được thực hiện theo trình tự rõ ràng. Nó giúp nhân viên mới dễ dàng làm quen với công việc, đồng thời giúp các nhà quản lý giám sát và điều chỉnh quy trình hiệu quả hơn.
- Phát triển phần mềm: Flowchart là công cụ quan trọng giúp mô tả thuật toán và luồng xử lý của chương trình, giúp lập trình viên dễ dàng hình dung và triển khai mã nguồn một cách chính xác. Ngoài ra, nó còn hỗ trợ kiểm thử phần mềm bằng cách mô phỏng luồng hoạt động và phát hiện lỗi logic.
- Giảng dạy và học tập: Flowchart là công cụ tuyệt vời để giúp học sinh, sinh viên và người mới bắt đầu học lập trình dễ dàng hiểu tư duy logic và thuật toán. Nó cũng được sử dụng trong các bài giảng để minh họa các quy trình học tập hoặc hướng dẫn làm bài tập một cách trực quan.
- Cuộc sống hàng ngày: Flowchart không chỉ hữu ích trong công việc mà còn có thể ứng dụng vào cuộc sống hàng ngày để lập kế hoạch cá nhân, tổ chức sự kiện hoặc đơn giản hóa các hoạt động hàng ngày.
Ví dụ, trong quản lý doanh nghiệp, flowchart có thể giúp mô tả quy trình giao dịch với khách hàng. 

Quy trình tạo flowchart

Bước 1: Xác định mục đích của flowchart

Trước khi bắt tay vào vẽ Flowchart, điều quan trọng nhất là xác định mục đích sử dụng. Bạn cần biết Flowchart được dùng để mô tả quy trình nào, phạm vi ra sao, và đối tượng sử dụng là ai. Một sơ đồ dùng để lập trình thuật toán sẽ khác với sơ đồ mô tả quy trình làm việc trong doanh nghiệp.
Nếu không xác định rõ mục đích ngay từ đầu, sơ đồ có thể trở nên quá phức tạp hoặc thiếu sót các bước quan trọng. Ví dụ, nếu bạn vẽ Flowchart cho quy trình xử lý đơn hàng, bạn cần xác định rõ đối tượng sử dụng là nhân viên bán hàng, kế toán hay khách hàng để thiết kế sơ đồ phù hợp. Khi có một mục tiêu rõ ràng, bạn sẽ dễ dàng định hướng và xây dựng Flowchart hiệu quả hơn.

Bước 2: Liệt kê các bước trong quy trình

Sau khi đã xác định mục đích, bạn cần liệt kê tất cả các bước cần thực hiện trong quy trình. Việc này giúp đảm bảo rằng không có bước nào bị bỏ sót, đồng thời giúp bạn hình dung rõ ràng về luồng hoạt động. Các bước nên được viết theo dạng danh sách ngắn gọn, mô tả đúng bản chất của từng công việc.
Ví dụ, trong quy trình tuyển dụng nhân sự, các bước có thể bao gồm:
- Tiếp nhận hồ sơ ứng viên.
- Kiểm tra thông tin và lọc hồ sơ.
- Mời ứng viên phỏng vấn.
- Đánh giá kết quả phỏng vấn.
- Thông báo kết quả và ký hợp đồng.
Việc liệt kê đầy đủ giúp bạn kiểm soát tốt quy trình trước khi chuyển sang bước vẽ sơ đồ. Nếu có bước nào không thực sự cần thiết, bạn có thể loại bỏ để tối ưu hóa Flowchart.

Bước 3: Sắp xếp các bước theo thứ tự logic

Khi đã có danh sách các bước trong quy trình, bước tiếp theo là sắp xếp chúng theo trình tự hợp lý. Một Flowchart hiệu quả phải phản ánh chính xác thứ tự thực hiện của quy trình, đảm bảo không có bước nào bị thiếu, trùng lặp hoặc đặt sai vị trí.

Bước 4: Sử dụng các ký hiệu đúng chuẩn

Sau khi sắp xếp các bước theo thứ tự, bạn cần sử dụng các ký hiệu Flowchart chuẩn để biểu diễn các bước một cách trực quan. Như đã nếu ở phần đầu bài viết, mỗi ký hiệu/thành phần trong flowchart đều có vai trò riêng. Việc tuân theo chuẩn ký hiệu giúp người đọc dễ dàng nắm bắt quy trình, tránh hiểu sai hoặc gặp khó khăn khi triển khai thực tế.

Bước 5: Kiểm tra và chỉnh sửa để hoàn thiện flowchart.

Sau khi vẽ xong Flowchart, bạn cần kiểm tra kỹ tính chính xác và tính logic của sơ đồ. Một Flowchart tốt phải mô tả đúng quy trình thực tế, không có bước thừa, lỗi logic hoặc nhầm lẫn về hướng đi của mũi tên.
Một cách hiệu quả để kiểm tra Flowchart là nhờ người khác đọc và góp ý. Nếu một người không tham gia vào quy trình nhưng vẫn có thể hiểu sơ đồ dễ dàng, nghĩa là Flowchart đã đủ rõ ràng. Ngược lại, nếu họ gặp khó khăn trong việc hiểu sơ đồ, bạn cần điều chỉnh lại cách trình bày hoặc bố cục sơ đồ.
Ngoài ra, bạn cũng có thể thử chạy thử quy trình theo Flowchart, xem liệu nó có phản ánh đúng các bước thực tế không. Nếu phát hiện điểm nào chưa hợp lý, hãy điều chỉnh ngay để sơ đồ hoàn chỉnh hơn.
 

Công cụ hỗ trợ tạo flowchart

Hiện nay, có nhiều công cụ giúp bạn tạo Flowchart một cách dễ dàng, từ phần mềm chuyên dụng đến các nền tảng trực tuyến. Mỗi công cụ đều có ưu và nhược điểm riêng, phù hợp với từng nhu cầu sử dụng. Dưới đây là một số công cụ phổ biến giúp bạn thiết kế Flowchart một cách chuyên nghiệp.
 

Lưu ý khi sử dụng flowchart

Khi sử dụng flowchart người dùng cần lưu ý những điểm sau:
Đảm bảo đơn giản và dễ hiểu: Flowchart nên được thiết kế ngắn gọn, tập trung vào các bước quan trọng để tránh gây rối mắt. Nếu quy trình quá dài, hãy chia nhỏ thành các sơ đồ con để giúp người xem dễ theo dõi và hiểu rõ hơn. 
Sử dụng ký hiệu chuẩn: Flowchart có các ký hiệu chuẩn quốc tế, giúp người dùng dễ dàng hiểu và sử dụng trên nhiều nền tảng khác nhau. Khi vẽ sơ đồ, hãy đảm bảo rằng bạn sử dụng đúng ký hiệu cho từng loại bước trong quy trình để tránh gây nhầm lẫn.
Tránh quá nhiều nhánh phức tạp: Flowchart có các ký hiệu chuẩn quốc tế, giúp người dùng dễ dàng hiểu và sử dụng trên nhiều nền tảng khác nhau. Khi vẽ sơ đồ, hãy đảm bảo rằng bạn sử dụng đúng ký hiệu cho từng loại bước trong quy trình để tránh gây nhầm lẫn.
Kiểm tra lại tính chính xác của quy trình: Trước khi sử dụng Flowchart, bạn cần kiểm tra lại xem sơ đồ có phản ánh đúng quy trình thực tế hay không. Một sơ đồ sai sót có thể gây nhầm lẫn, ảnh hưởng đến quá trình làm việc của cá nhân hoặc doanh nghiệp.
Hy vọng những thông tin mà MindX chia sẻ trên đây giúp bạn hiểu rõ hơn về flowchart là gì và cách ứng dụng trong công việc. Việc sử dụng Flowchart đúng cách sẽ giúp bạn lập kế hoạch tốt hơn, giảm thiểu sai sót và cải thiện sự hợp tác trong nhóm.