Kỹ thuật prioritization: Tất tần từ A - Z

Prioritization (sắp xếp ưu tiên) là quá trình phân loại và xếp thứ tự các nhiệm vụ, công việc, hoặc dự án theo mức độ quan trọng và khẩn cấp. Kỹ thuật này giúp cá nhân và tổ chức tập trung vào các nhiệm vụ có tác động lớn nhất đến mục tiêu chung và đảm bảo chúng được thực hiện đúng thời gian, đúng mức độ ưu tiên. Sắp xếp ưu tiên giúp các nhà quản lý, đội ngũ nhân sự, hoặc thậm chí mỗi cá nhân, tổ chức công việc một cách khoa học và hiệu quả.
Vai trò của kỹ thuật prioritization:
- Giúp tối ưu hóa thời gian và nguồn lực: Một trong những lý do chính khiến việc sắp xếp ưu tiên trở nên quan trọng là khả năng tối ưu hóa thời gian và nguồn lực. Việc thực hiện những công việc quan trọng nhất trước sẽ giúp tránh tình trạng lãng phí tài nguyên vào những nhiệm vụ không đáng kể.
- Đảm bảo công việc quan trọng được thực hiện trước: Thực hiện những công việc quan trọng và có tác động lớn sẽ giúp đạt được mục tiêu trong thời gian ngắn nhất. Việc ưu tiên giúp tránh việc dồn thời gian vào những nhiệm vụ không thực sự có giá trị trong dài hạn.
- Tăng hiệu suất và hiệu quả làm việc: Khi mọi thứ được ưu tiên đúng đắn, người thực hiện công việc sẽ có một kế hoạch rõ ràng hơn, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và hiệu quả công việc. Cảm giác kiểm soát công việc và có một lộ trình rõ ràng sẽ giúp giảm căng thẳng và tạo động lực làm việc.

Khi đã hiểu rõ về vai trò quan trọng của việc sắp xếp ưu tiên trong công việc, bước tiếp theo là tìm ra phương pháp phù hợp để thực hiện việc này. Có nhiều cách tiếp cận khác nhau, mỗi phương pháp đều có những ưu điểm riêng và có thể ứng dụng vào từng tình huống công việc cụ thể. 
Dưới đây, MindX sẽ đi sâu vào các phương pháp phổ biến nhất trong kỹ thuật prioritization:

Phương pháp Eisenhower Matrix

Phương pháp Eisenhower Matrix (hay còn gọi là Ma trận Eisenhower) là một công cụ quản lý thời gian cực kỳ hiệu quả được phát triển bởi Tổng thống Mỹ Dwight D. Eisenhower. Phương pháp này giúp phân loại và sắp xếp các công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp, từ đó giúp người sử dụng ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng và giảm thiểu sự xao nhãng từ những công việc không đáng kể.

Ma trận Eisenhower chia các nhiệm vụ thành bốn nhóm chính, dựa trên hai yếu tố: mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp. Cấu trúc này được chia thành 4 ô vuông (quadrants) với các nhóm công việc khác nhau:
- Quan trọng & Khẩn cấp: Đây là những công việc cần phải thực hiện ngay lập tức vì chúng có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả chung và cần phải hoàn thành trong thời gian ngắn.
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Những nhiệm vụ này không cần phải thực hiện ngay nhưng lại đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được mục tiêu dài hạn. Chúng cần được lập kế hoạch và thực hiện trong một khoảng thời gian hợp lý.
- Không quan trọng nhưng khẩn cấp: Các công việc này mặc dù có tính khẩn cấp nhưng không phải là yếu tố quan trọng đối với mục tiêu dài hạn. Những nhiệm vụ này nên được giao cho người khác để giải quyết.
- Không quan trọng & Không khẩn cấp: Đây là những công việc có ít hoặc không có ảnh hưởng đến mục tiêu chung và có thể được bỏ qua hoặc làm sau khi các công việc quan trọng hơn đã hoàn thành.

Phương pháp MoSCoW

Phương pháp MoSCoW phân chia nhiệm vụ hoặc yêu cầu thành bốn nhóm chính, được viết tắt từ các từ tiếng Anh để dễ nhớ. Mỗi nhóm đại diện cho một mức độ ưu tiên khác nhau của các yêu cầu hoặc nhiệm vụ cần thực hiện.
- Must-Have (Phải có): Đây là những yêu cầu hoặc nhiệm vụ cần thiết để đạt được thành công trong dự án hoặc sản phẩm. Nếu không có những yếu tố này, dự án hoặc sản phẩm sẽ không thể hoàn thành hoặc không thể hoạt động đúng chức năng.
- Should-Have (Nên có): Các yêu cầu này là quan trọng, nhưng không phải là yếu tố quyết định để sản phẩm hoặc dự án có thể thành công. Nếu không có chúng, dự án vẫn có thể tiếp tục, nhưng hiệu quả và giá trị sẽ bị giảm đi đáng kể.
- Could-Have (Có thể có): Đây là những yêu cầu không quá quan trọng nhưng nếu có, chúng sẽ giúp cải thiện hoặc bổ sung tính năng cho sản phẩm hoặc dự án. Những yếu tố này sẽ làm tăng giá trị nhưng không phải là yếu tố thiết yếu.
- Won’t-Have (Không cần có): Các yêu cầu này là không cần thiết trong thời điểm hiện tại. Những tính năng này không ảnh hưởng lớn đến thành công của dự án hoặc sản phẩm và có thể loại bỏ hoặc hoãn lại cho đến giai đoạn sau của dự án.
 

Việc áp dụng MoSCoW giúp tối ưu hóa tài nguyên, nâng cao chất lượng sản phẩm và tăng khả năng quản lý kỳ vọng, từ đó đảm bảo thành công cho dự án hoặc sản phẩm.

Phương pháp RICE Scoring

RICE là một phương pháp đơn giản nhưng hiệu quả, được sử dụng rộng rãi để giúp các nhóm và tổ chức quyết định nên tập trung vào những nhiệm vụ hoặc tính năng nào, đặc biệt là trong môi trường phát triển phần mềm hoặc các dự án có nhiều yêu cầu và giới hạn về tài nguyên. 
RICE là viết tắt của bốn yếu tố chính, mỗi yếu tố giúp đánh giá mức độ quan trọng và ưu tiên của các nhiệm vụ hoặc tính năng cần triển khai. Các yếu tố này bao gồm:
Reach (Phạm vi ảnh hưởng): Phạm vi ảnh hưởng của một tính năng hoặc nhiệm vụ, thể hiện số lượng người hoặc nhóm sẽ bị ảnh hưởng hoặc sử dụng tính năng đó trong một khoảng thời gian xác định. 
Impact (Tác động): Tác động của tính năng hoặc nhiệm vụ đến mục tiêu chính hoặc giá trị sản phẩm. Mức độ tác động cho biết một tính năng sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người dùng hoặc kết quả kinh doanh.
Confidence (Độ tin cậy): Mức độ chắc chắn về sự thành công hoặc hiệu quả của tính năng hoặc nhiệm vụ dựa trên dữ liệu hoặc phân tích trước đó. 
Effort (Nỗ lực): Effort đo lường công sức hoặc tài nguyên cần thiết để thực hiện nhiệm vụ hoặc tính năng. Nó giúp xác định mức độ khó khăn và tài nguyên (thời gian, chi phí, nhân sự) mà bạn phải bỏ ra để triển khai tính năng đó.
Sau khi xác định các yếu tố trên, bạn có thể tính toán điểm RICE cho mỗi tính năng hoặc nhiệm vụ bằng công thức sau:
RICE Score = (Reach × Impact × Confidence) / Effort
Điểm RICE càng cao, tính năng hoặc nhiệm vụ càng quan trọng và cần được ưu tiên thực hiện.
 

Phương pháp Kano Model

Phương pháp này được phát triển bởi Noriaki Kano, một chuyên gia người Nhật Bản, và nó giúp các tổ chức hiểu rõ hơn về các yếu tố có thể làm tăng sự hài lòng của khách hàng cũng như các yếu tố có thể gây ra sự thất vọng nếu thiếu.
 

Kano Model chia các tính năng hoặc yêu cầu của sản phẩm/dịch vụ thành 5 nhóm chính, mỗi nhóm đại diện cho một mức độ ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng. Cấu trúc này giúp phân loại các tính năng không chỉ theo mức độ quan trọng mà còn theo cách mà khách hàng cảm nhận chúng.
- Basic Needs (Nhu cầu cơ bản): Đây là những tính năng cơ bản mà khách hàng kỳ vọng có sẵn trong sản phẩm hoặc dịch vụ. Những tính năng này không tạo ra sự ấn tượng mạnh nhưng nếu thiếu sẽ dẫn đến sự không hài lòng lớn từ phía khách hàng.
- Performance Needs (Nhu cầu hiệu suất): Đây là những tính năng mà khách hàng mong đợi và những tính năng này sẽ tăng sự hài lòng khi thực hiện tốt. Càng thực hiện tốt các tính năng này, mức độ hài lòng của khách hàng càng cao.
- Delighter Needs (Nhu cầu tạo sự thích thú): Đây là những tính năng mà khách hàng không kỳ vọng có, nhưng khi có chúng, sẽ tạo ra sự hài lòng cao và thậm chí là ngạc nhiên. Các tính năng này không cần thiết, nhưng khi có, chúng sẽ làm tăng cảm giác yêu thích sản phẩm.
- Indifferent Needs (Nhu Cầu Vô Cảm): Đây là những yếu tố hoặc tính năng mà khách hàng không quan tâm đến, không ảnh hưởng đến sự hài lòng hoặc không hài lòng của họ, bất kể sản phẩm có chúng hay không.
- Reverse Needs (Nhu Cầu Đảo Ngược): Đây là những tính năng mà khách hàng không muốn có, hoặc có thể gây khó chịu hoặc bất tiện khi sử dụng. Mặc dù không phải là nhóm chính trong Kano Model, nhưng những yếu tố này có thể phản tác dụng.
Kano Model chủ yếu được sử dụng trong các lĩnh vực quản lý sản phẩm, phát triển phần mềm, quản lý dịch vụ khách hàng và marketing để giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nhu cầu của khách hàng và phân bổ nguồn lực một cách hợp lý.

Phương pháp Weighted Scoring Model

Phương pháp Weighted Scoring Model giúp đánh giá và ra quyết định dựa trên các tiêu chí đã xác định sẵn. Mỗi tiêu chí sẽ được gán trọng số tùy thuộc vào mức độ quan trọng của nó trong tổng thể quyết định. Các bước chính trong phương pháp này bao gồm:
Xác định các tiêu chí đánh giá:
Đầu tiên, bạn cần liệt kê tất cả các tiêu chí quan trọng mà bạn sẽ dùng để đánh giá các lựa chọn hoặc nhiệm vụ. Các tiêu chí này có thể là các yếu tố như chi phí, chất lượng, thời gian, sự khả thi, độ tin cậy, tác động lâu dài, và các yếu tố khác tùy vào tình huống cụ thể.
Gán trọng số cho các tiêu chí:
Mỗi tiêu chí sẽ được gán trọng số dựa trên mức độ quan trọng của nó đối với kết quả cuối cùng. Trọng số có thể được định dạng dưới dạng tỷ lệ phần trăm hoặc điểm số (tùy theo nhu cầu và mục đích sử dụng). Tổng trọng số của tất cả các tiêu chí phải bằng 100% (hoặc tổng điểm bằng 100 nếu bạn dùng thang điểm).
Đánh giá các lựa chọn:
Tiếp theo, các lựa chọn sẽ được đánh giá dựa trên từng tiêu chí. Mỗi lựa chọn sẽ nhận một điểm số nhất định cho từng tiêu chí, với thang điểm phổ biến từ 1 đến 10 hoặc 1 đến 5, tùy thuộc vào hệ thống mà nhóm sử dụng.
Tính toán tổng điểm:
Sau khi đánh giá tất cả các lựa chọn, bạn sẽ tính tổng điểm cho mỗi lựa chọn bằng cách nhân điểm số của mỗi tiêu chí với trọng số tương ứng của nó và cộng lại.

Công thức tính tổng điểm cho mỗi lựa chọn là:
Tổng điểm=∑(điểm của tiêu chí X trọng số của tiêu chí)

Các lựa chọn với tổng điểm cao nhất sẽ là lựa chọn ưu tiên.
 

Việc áp dụng kỹ thuật này mang lại nhiều lợi ích rõ ràng, đặc biệt trong môi trường công việc có khối lượng công việc lớn và yêu cầu quản lý hiệu quả thời gian và nguồn lực. Dưới đây là một phân tích chi tiết về những lợi ích của việc sử dụng kỹ thuật prioritization:
- Giúp ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn: Khi công việc được phân loại và ưu tiên, bạn có thể đưa ra quyết định nhanh chóng về nhiệm vụ nào cần thực hiện trước, từ đó giảm bớt sự lúng túng và không chắc chắn trong công việc.
- Tối ưu hóa thời gian và nguồn lực, tránh lãng phí: Kỹ thuật này giúp bạn tập trung vào những công việc quan trọng nhất, tránh lãng phí tài nguyên vào những nhiệm vụ ít quan trọng, từ đó sử dụng hiệu quả thời gian và nguồn lực.
- Cải thiện hiệu suất làm việc cá nhân và tổ chức: Việc ưu tiên công việc giúp nâng cao năng suất, giảm thiểu sự trì hoãn, và tạo ra một môi trường làm việc có tổ chức, giúp mọi người hoàn thành nhiệm vụ đúng tiến độ và chất lượng.
- Hạn chế tình trạng quá tải và mất kiểm soát công việc: Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên giúp giảm khối lượng công việc không cần thiết, tránh tình trạng quá tải và giúp duy trì sự kiểm soát trong công việc, giảm căng thẳng.
 

Vậy làm thế nào để áp dụng kĩ thuật prioritization hiệu quả? MindX sẽ bật mí chi tiết trong nội dung dưới đây!

Để áp dụng kỹ thuật prioritization một cách hiệu quả, bạn cần thực hiện theo các bước cơ bản sau:
 

Bước 1: Xác định danh sách công việc cần ưu tiên

Trước tiên, hãy lập danh sách tất cả các công việc, nhiệm vụ hoặc dự án mà bạn cần hoàn thành. Liệt kê một cách đầy đủ và chi tiết để bạn có cái nhìn tổng quan về khối lượng công việc. Việc này giúp bạn không bỏ sót nhiệm vụ quan trọng nào và sẵn sàng đưa ra quyết định nên ưu tiên nhiệm vụ nào

Bước 2: Chọn phương pháp phù hợp với nhu cầu

Việc chọn phương pháp prioritization phù hợp là yếu tố quan trọng để đạt được hiệu quả tối ưu trong công việc. Mỗi phương pháp đều có những đặc điểm và ưu điểm riêng, do đó, bạn cần lựa chọn phương pháp sao cho phù hợp với mục tiêu, tính chất công việc, và yêu cầu cụ thể của dự án hoặc nhiệm vụ.
Để chọn được kỹ thuật prioritization tốt nhất, bạn cần xem xét một số yếu tố sau:
Mục tiêu và Phạm vi công việc
Sự phức tạp của nhiệm vụ
Khả năng dự đoán và dữ liệu có sẵn
Mức độ tham gia của các bên liên quan
Mức độ linh hoạt trong kế hoạch
Việc lựa chọn phương pháp phù hợp giúp bạn tối ưu hóa công việc và nguồn lực, đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng trước.

Bước 3: Đánh giá và sắp xếp thứ tự ưu tiên

Tiến hành đánh giá mức độ quan trọng của mỗi công việc theo các tiêu chí đã chọn. Xác định rõ công việc nào có ảnh hưởng lớn nhất đến mục tiêu chung, công việc nào cần hoàn thành ngay, và công việc nào có thể trì hoãn hoặc giao cho người khác. Sau đó, sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên, bắt đầu từ nhiệm vụ quan trọng nhất.

Bước 4: Lên kế hoạch thực hiện

Sau khi đã xác định rõ thứ tự ưu tiên, hãy lập kế hoạch chi tiết để thực hiện các công việc. Đảm bảo rằng các nhiệm vụ ưu tiên được thực hiện trước, phân bổ thời gian hợp lý và dành đủ tài nguyên cho từng công việc. Một kế hoạch rõ ràng sẽ giúp bạn kiểm soát tiến độ và không bị phân tâm bởi các công việc khác.

Bước 5: Đánh giá lại sau mỗi giai đoạn và điều chỉnh nếu cần

Sau mỗi giai đoạn hoặc khi hoàn thành một số nhiệm vụ, hãy dành thời gian để đánh giá lại tiến độ và kết quả. Kiểm tra xem liệu các ưu tiên đã được thực hiện đúng như kế hoạch không. Nếu cần, điều chỉnh lại thứ tự ưu tiên dựa trên các thay đổi trong tình huống hoặc yêu cầu mới. Việc này giúp bạn luôn duy trì được sự linh hoạt và hiệu quả trong công việc.
Thông qua các bước này, kỹ thuật prioritization sẽ giúp bạn sắp xếp công việc một cách khoa học, nâng cao hiệu suất làm việc, và đảm bảo rằng bạn luôn tập trung vào những nhiệm vụ mang lại giá trị cao nhất.

Dưới đây là một số công cụ phổ biến giúp hỗ trợ kỹ thuật prioritization, giúp bạn dễ dàng quản lý công việc và tối ưu hóa quá trình làm việc:
- Trello: Trello là công cụ quản lý dự án trực quan, giúp bạn quản lý danh sách công việc theo thứ tự ưu tiên. Bạn có thể sử dụng các bảng và thẻ để phân loại công việc, kéo thả nhiệm vụ vào các cột ưu tiên, từ đó dễ dàng theo dõi tiến độ và tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng.
- JIRA: JIRA là công cụ mạnh mẽ dành cho các nhóm phát triển phần mềm, hỗ trợ quản lý backlog và sắp xếp nhiệm vụ theo các phương pháp như RICE hoặc MoSCoW. JIRA giúp bạn phân loại và ưu tiên các yêu cầu hoặc tính năng trong dự án phần mềm, dễ dàng theo dõi tiến độ và đánh giá mức độ hoàn thành.
- Monday.com: Monday.com là nền tảng quản lý công việc, giúp bạn phân loại công việc theo Eisenhower Matrix. Công cụ này cho phép bạn sắp xếp công việc theo các nhóm như "Quan trọng & Khẩn cấp", "Quan trọng nhưng không khẩn cấp", giúp bạn tập trung vào những nhiệm vụ cần giải quyết ngay và lập kế hoạch cho những nhiệm vụ dài hạn.
- Asana: Asana là công cụ quản lý dự án nổi tiếng, hỗ trợ lập kế hoạch và ưu tiên nhiệm vụ trong nhóm. Với Asana, bạn có thể tạo các nhiệm vụ, gán trọng số cho từng công việc và theo dõi tiến độ của các nhiệm vụ, đảm bảo các nhiệm vụ quan trọng được hoàn thành đúng thời gian.
Các công cụ này giúp bạn áp dụng kỹ thuật prioritization hiệu quả, đảm bảo công việc được sắp xếp hợp lý, giúp tăng năng suất và tiết kiệm thời gian.

Dù hiểu rõ các phương pháp trong kỹ thuật prioritization nhưng nhiều người vẫn mắc sai lầm trong cách ứng dụng khiến cho công việc không đạt được hiệu quả như mong muốn. Dưới đây là 4 sai lầm phổ biến bạn cần tránh khi áp dụng kỹ thuật này:
Thiếu tiêu chí rõ ràng để đánh giá công việc
Một lỗi hay gặp khi áp dụng kỹ thuật ưu tiên là không xác định được các tiêu chí rõ ràng. Nếu không có tiêu chí cụ thể để phân loại công việc, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc quyết định công việc nào cần làm trước, dễ dẫn đến việc làm những việc không quan trọng hoặc mất thời gian vào những nhiệm vụ không đáng chú ý.
Tập trung quá nhiều vào công việc khẩn cấp và bỏ quên công việc quan trọng
Đôi khi, chúng ta quá chú trọng vào các công việc cấp bách mà quên đi những nhiệm vụ quan trọng nhưng không gấp, như việc lập kế hoạch dài hạn hay cải thiện quy trình làm việc. Điều này có thể khiến bạn bỏ lỡ cơ hội phát triển bền vững trong tương lai.
Dễ dàng quá tải danh sách công việc mà không có đủ nguồn lực
Nếu bạn liệt kê quá nhiều công việc vào danh sách ưu tiên mà không xem xét thực tế nguồn lực có hạn, bạn sẽ dễ bị choáng ngợp. Thực hiện quá nhiều nhiệm vụ cùng một lúc sẽ làm giảm hiệu quả và chất lượng công việc, khiến bạn dễ cảm thấy kiệt sức và khó kiểm soát.
Không linh hoạt khi thay đổi kế hoạch:
Một sai lầm nữa là thiếu tính linh hoạt trong việc thay đổi kế hoạch khi cần thiết. Dù bạn đã có một kế hoạch tốt, nhưng khi tình huống thay đổi, nếu không điều chỉnh ưu tiên phù hợp, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc ứng phó với các yếu tố bất ngờ.
Hy vọng rằng những thông tin kiến thức về kỹ thuật prioritization mà MindX chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn ứng dụng hiệu quả trong quản lý công việc. Khi làm đúng, prioritization không chỉ giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả mà còn giúp tổ chức của bạn đạt được các mục tiêu dài hạn một cách bền vững.