Chuyên viên phân tích kinh doanh: Kỹ năng cần có & Cơ hội nghề nghiệp

Chuyên viên phân tích kinh doanh (Business Analyst - BA) là cầu nối giữa bộ phận kinh doanh và công nghệ trong một tổ chức. Họ chịu trách nhiệm phân tích các quy trình kinh doanh, thu thập yêu cầu từ các bên liên quan và chuyển đổi các yêu cầu đó thành giải pháp công nghệ hoặc quy trình để cải thiện hiệu quả hoạt động và giải quyết các vấn đề của doanh nghiệp. Cụ thể vai trò của Business Analyst bao gồm: 

Thu thập, phân tích dữ liệu và Quy trình kinh doanh

Chuyên viên phân tích kinh doanh chịu trách nhiệm thu thập thông tin và yêu cầu từ các phòng ban, khách hàng, hoặc quản lý cấp cao để xác định các vấn đề và nhu cầu kinh doanh. Quá trình này bao gồm tổ chức các buổi phỏng vấn, khảo sát và workshop để thu thập thông tin chính xác, đầy đủ. Sau đó, BA tiến hành phân tích dữ liệu và quy trình hiện tại nhằm xác định các điểm nghẽn, rủi ro và cơ hội tối ưu hóa. 

Đề xuất kết quả giải pháp cải tiến: 

Sau khi phân tích dữ liệu và xác định nhu cầu cải thiện quy trình, BA sẽ đề xuất các giải pháp nhằm tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Quá trình này bao gồm đánh giá chi phí, lợi ích và tính khả thi của từng giải pháp để đảm bảo chúng phù hợp với mục tiêu chiến lược của tổ chức. 

BA xây dựng các tài liệu chi tiết như Tài liệu yêu cầu nghiệp vụ (BRD) và Tài liệu đặc tả chức năng (FSD) để hướng dẫn đội ngũ kỹ thuật thực hiện giải pháp. Ngoài ra, BA còn thực hiện phân tích khoảng cách (Gap Analysis) để so sánh giữa trạng thái hiện tại và mong muốn, từ đó đề xuất các thay đổi cần thiết để đạt được hiệu quả cao nhất.

Truyền đạt thông tin của đội ngũ kỹ thuật đến các nhà quản lý cấp cao

Chuyên viên phân tích kinh doanh đóng vai trò cầu nối giữa đội ngũ kỹ thuật và ban lãnh đạo cấp cao, đảm bảo thông tin được truyền đạt chính xác và đầy đủ. Họ chuyển đổi các yêu cầu kinh doanh thành ngôn ngữ kỹ thuật cho đội ngũ phát triển, đồng thời giải thích các thuật ngữ kỹ thuật phức tạp cho quản lý cấp cao dễ dàng hiểu. 

Trong suốt quá trình phát triển dự án, họ sẽ tổ chức các buổi kick-off, review, demo để đảm bảo tất cả các bên liên quan đều nắm rõ tiến độ và kết quả mong đợi. Ngoài ra, BA còn tham gia kiểm thử User Acceptance Testing (UAT) và hướng dẫn người dùng cuối để đảm bảo giải pháp đáp ứng đúng yêu cầu kinh doanh.

IT Business Analyst

IT Business Analyst là cầu nối giữa các bộ phận kinh doanh và đội ngũ kỹ thuật (IT), đảm bảo các giải pháp công nghệ được phát triển phù hợp với yêu cầu kinh doanh. Họ có nhiệm vụ: 

• Phân tích yêu cầu của doanh nghiệp, chuyển đổi thành các tài liệu kỹ thuật cho đội ngũ phát triển. 
• Xác định và đề xuất các giải pháp công nghệ phù hợp để giải quyết vấn đề kinh doanh của doanh nghiệp. 
• Xây dựng tài liệu BRD (Business Requirements Document) và FRD (Functional Requirements Document).
• Phối hợp với các đội phát triển, kiểm thử (QA), và Product Manager để đảm bảo chất lượng sản phẩm. 

Business Process Analyst

Business Process Analyst tập trung vào việc phân tích, tối ưu và tái thiết kế quy trình kinh doanh nhằm cải thiện hiệu suất và hiệu quả của doanh nghiệp. Business Process Analyst có những nhiệm vụ chính gồm: 

• Đánh giá các quy trình kinh doanh hiện tại và xác định các điểm nghẽn, lãng phí, hoặc rủi ro tiềm ẩn.
• Xây dựng As-Is Process (quy trình hiện tại) và đề xuất To-Be Process (quy trình tối ưu). Từ đó, sử dụng BPMN (Business Process Model and Notation) hoặc sơ đồ quy trình để trực quan hóa quy trình kinh doanh.
• Phối hợp với các bộ phận để đề xuất cải tiến quy trình thông qua việc tự động hóa hoặc thay đổi cách thức hoạt động.

Product Owner/BA Agile

Product Owner (PO) hoặc Business Analyst Agile là người chịu trách nhiệm định hình tầm nhìn, quản lý backlog và đảm bảo rằng các giải pháp được phát triển đúng với nhu cầu khách hàng. Product Owner/BA Agile có nhiệm vụ chính 

• Xác định và ưu tiên backlog sản phẩm dựa trên giá trị kinh doanh. Đồng thời viết User Stories và xác định tiêu chí chấp nhận (Acceptance Criteria) cho các tính năng trong sprint.
• Làm việc chặt chẽ với đội phát triển Agile/Scrum để đảm bảo các yêu cầu được hiểu rõ và thực thi đúng.
• Liên tục thu thập phản hồi từ người dùng và điều chỉnh backlog để cải thiện sản phẩm. Kết hợp tổ chức các buổi Sprint Planning, Review và Retrospective để cải thiện hiệu quả của đội nhóm.

Để trở thành một chuyên gia phân tích kinh doanh giỏi, bạn cần trang bị những kỹ năng quan trọng sau:

Tư duy phân tích và logic mạnh mẽ

Đây là nền tảng cơ bản giúp bạn bóc tách vấn đề, phân tích chính xác nguyên nhân từ đó đưa ra giải pháp đánh giá phù hợp. Để có được tư duy phân tích logic, bạn cần rèn luyện khả năng phân tích vấn đề phức tạp, xác định nguyên nhân gốc rễ và biết cách tư duy, phản biện vấn đề. Cụ thể, khi đối mặt với một vấn đề phức tạp, bạn tạo thói quen chia thành các phần nhỏ hơn và giải quyết lần lượt, cách làm này giúp bạn tập trung vào từng khía cạnh của vấn đề cũng như hiểu rõ hơn về mối quan hệ giữa chúng.

Kỹ năng trình bày và truyền đạt thông tin (Kể chuyện bằng dữ liệu)

Một Business Analyst cần nắm rõ kỹ thuật thuật trình bày, biến dữ liệu thành câu chuyện dễ hiểu với biểu đồ, bảng điều khiển và báo cáo trực quan để dễ dàng truyền đạt cho các bên liên quan. Cụ thể, trong quá trình phân tích kinh doanh, bạn thực hiện các thao tác như: xác định đối tượng mục tiêu, điều chỉnh cách trình bày thông tin cho phù hợp; xác định thông điệp chính và xây dựng câu chuyện có cấu trúc rõ ràng; ứng dụng các dạng biểu đồ, bản đồ phổ biến như cột, đường, tròn,... vào quá trình trực quan hóa dữ liệu. 

Thành thạo các công cụ xử lý dữ liệu

Một trong những kỹ năng cần có của một chuyên viên phân tích kinh doanh chuyên nghiệp là thành thạo những công cụ xử lý dữ liệu. Cụ thể: 

• Excel: Sử dụng để xử lý dữ liệu nhanh chóng, đặc biệt là phân tích mô hình chính, xây dựng biểu đồ.
• SQL: Xuất dữ liệu từ cơ sở dữ liệu doanh nghiệp hệ thống.
• Power BI / Tableau: Tạo bảng điều khiển trực tuyến, hỗ trợ quyết định nhanh chóng.
• Python: Được sử dụng khi làm việc với khối lượng lớn dữ liệu hoặc nâng cao phân tích hợp lý (machine learning).

Hiểu biết về quy trình kinh doanh và nghiệp vụ chuyên ngành

Mỗi ngành nghề (ngân hàng, bán lẻ, logistics...) đều có quy trình vận hành riêng. Do đó, việc hiểu đúng bản chất nghiệp vụ là yếu tố quan trọng giúp đề xuất giải pháp phù hợp, khả thi và mang lại hiệu quả thực tiễn. 

Để rèn luyện kỹ năng này bạn cần tìm đọc các sách, báo cáo, tạp chí chuyên ngành để cập nhật kiến thức và xu hướng mới nhất; tham gia khóa học liên quan đến lĩnh vực bạn quan tâm (ví dụ: tài chính ngân hàng, quản trị chuỗi cung ứng, marketing); nghiên cứu các mô hình kinh doanh phổ biến như SWOT, PESTEL, 5 Forces của Porter để ứng dụng vào thực tế doanh nghiệp. 

Sau khi học phân tích kinh doanh, bạn có thể bắt đầu từ vị trí nhân viên phân tích và phát triển dần thành chuyên gia, trưởng nhóm/phó phòng hoặc chuyên gia cao cấp. Cụ thể: 

• Nhân viên phân tích: Đây là vị trí khởi đầu, tập trung vào việc thu thập, xử lý và phân tích dữ liệu theo yêu cầu. Công việc bao gồm tạo báo cáo, phân tích xu hướng và hỗ trợ các dự án phân tích.
• Chuyên viên phân tích: Sau khi tích lũy kinh nghiệm, bạn sẽ chịu trách nhiệm đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.
• Chuyên gia phân tích: Ở cấp độ này, bạn trở thành chuyên gia trong lĩnh vực phân tích kinh doanh, tham gia vào các dự án chiến lược, tư vấn cho lãnh đạo cấp cao và đào tạo nhân viên mới.
• Trưởng nhóm/Phó phòng: Với kỹ năng quản lý và lãnh đạo, bạn dễ dàng đảm nhiệm vị trí quản lý nhóm hoặc trưởng phòng phân tích. Bạn sẽ chịu trách nhiệm điều phối công việc, quản lý nhân sự và đảm bảo chất lượng các dự án. 
• Chuyên gia cao cấp: Đây là cấp bậc cao nhất trong lộ trình sự nghiệp. Bạn sẽ chịu trách nhiệm đưa ra những phân tích mang tính chiến lược, có tầm nhìn xa cho doanh nghiệp và nhận được mức lương “hậu hĩnh”. 

Ngoài ra, bạn cũng có thể mở rộng sự nghiệp sang các vai trò liên quan như:

• Business Intelligence Analyst - Chuyên phân tích dữ liệu chiến lược cho doanh nghiệp.
• Chuyên viên phân tích kinh doanh Công nghệ thông tin - Làm việc chặt chẽ với đội kỹ thuật để phát triển giải pháp phần mềm.
• Data Analyst - Tập trung chuyên sâu về xử lý, phân tích và trực quan hóa dữ liệu.
• Product Owner / Business Consultant - Tham gia xây dựng sản phẩm hoặc tư vấn doanh nghiệp cải tiến quy trình.

Mặc dù cả chuyên viên phân tích thị trường và chuyên viên phân tích kinh doanh đều làm việc với dữ liệu để hỗ trợ các quyết định kinh doanh nhưng tính chất công việc có nhiều điểm khác biệt. Cụ thể: 

Đối với chuyên viên phân tích thị trường

Tập trung phân tích hành vi tiêu dùng, nghiên cứu xu hướng ngành; theo dõi các thay đổi và phát triển trong thị trường để dự đoán cơ hội và rủi ro; đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, chiến lược của đối thủ cạnh tranh; chủ yếu phân tích các yếu tố liên quan đến môi trường kinh doanh bên ngoài như kinh tế, xã hội, chính trị và công nghệ ảnh hưởng đến thị trường.

Dữ liệu chủ yếu đến từ khảo sát thị trường (thu thập dữ liệu từ khách hàng thông qua bảng câu hỏi, phỏng vấn và nhóm tập trung; báo cáo ngành (báo cáo từ các công ty nghiên cứu thị trường và tổ chức ngành); Social listening (theo dõi các cuộc trò chuyện trên mạng xã hội để hiểu cảm nhận của khách hàng về thương hiệu, sản phẩm). 

Đối với chuyên viên phân tích kinh doanh

Tập trung phân tích dữ liệu từ các bộ phận khác nhau của công ty, chẳng hạn như bán hàng, tài chính và hoạt động; đánh giá và cải thiện các quy trình nội bộ để tăng hiệu quả và giảm chi phí; đo lường và theo dõi hiệu suất của các hoạt động kinh doanh để xác định các lĩnh vực cần cải thiện; phân tích dữ liệu tài chính để đưa ra các quyết định đầu tư và quản lý rủi ro phù hợp. 

Nguồn dữ liệu thường đến từ quá trình phân tích hệ thống bán hàng của công ty (xác định các sản phẩm bán chạy nhất và các mô hình mua hàng); báo cáo tài chính (đánh giá hiệu suất của công ty và xác định các cơ hội tiết kiệm chi phí); dữ liệu hoạt động sản xuất; dữ liệu khách hàng CRM. 

Có nhiều nơi để học phân tích kinh doanh, tùy thuộc vào nhu cầu, ngân sách và phương pháp học mà bạn mong muốn. Dưới đây là một số lựa chọn phổ biến:

• Học tại các đại học và cao đẳng: Hiện tại nhiều trường đại học, cao đẳng trên cả nước đang đào tạo các chuyên ngành liên quan đến phân tích kinh doanh. Nổi bật là ngành Hệ thống Thông tin Quản lý - Đại học Kinh tế Quốc dân (NEU); ngành Phân tích kinh doanh - Đại học Bách Khoa Hà Nội,... 
• Học qua các nền tảng trực tuyến: Nếu bạn muốn lựa chọn hình thức học chủ động thời gian và không gian thì có thể lựa chọn các khóa học trực tuyến của Coursera, Udemy,... 
• Tham gia khóa học IT Business Analyst của MindX: Đây là khóa học giúp bạn chinh phục được những mục tiêu như xây dựng kiến thức công nghệ vững vàng, thành thạo kỹ năng nghiệp vụ của chuyên viên phân tích kinh doanh, nắm được quy trình quản lý, vận hành hệ thống doanh nghiệp. Khóa học được chia thành 3 cấp độ, mỗi cấp độ có 15-16 buổi học lý thuyết và thực hành. Lựa chọn khóa học của MindX bạn sẽ được học tập, trao đổi với những chuyên gia đầu ngành, có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phân tích kinh doanh. Khóa học này phù hợp với nhiều đối tượng học viên như Sinh viên khoa CNTT, Kinh tế; người đi làm hoặc sinh viên chưa có kiến thức nền tảng về CNTT; Developer/ Tester / Comtor/ QA/ QC / PO,... 

>>> Xem LỘ TRÌNH HỌC TẬP chi tiết TẠI ĐÂY.

👉 Như vậy, bài viết trên đã cung cấp “tất tần tật” những thông tin liên quan đến ngành nghề chuyên viên phân tích kinh doanh. Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu và có thêm nhiều kiến thức hữu ích trong lĩnh vực này thì đừng quên đăng ký khóa học của MindX để được tư vấn sớm nhất bạn nhé!