Document Analysis trong ITBA: Vai trò và quy trình thực hiện

Trong công việc của một (ITBA, việc nắm bắt đúng nhu cầu và hiểu rõ quy trình của doanh nghiệp là điều cực kỳ quan trọng. Nhưng bạn không thể hỏi ai cũng được, và không phải lúc nào mọi người cũng có thời gian để giải thích. Vì vậy, Document Analysis – hay phân tích tài liệu – trở thành “người bạn đồng hành” không thể thiếu của một ITBA.
Hiểu đơn giản, Document Analysis là quá trình xem xét, đọc hiểu và phân tích các loại tài liệu liên quan trong doanh nghiệp như: yêu cầu của người dùng, báo cáo hệ thống, hướng dẫn vận hành, email, hợp đồng,... Từ đó, ITBA có thể thu thập thông tin chính xác, tránh hiểu sai và đưa ra những đề xuất phù hợp hơn với thực tế.
Điểm mạnh của việc phân tích tài liệu là cho phép ITBA bắt đầu dự án mà không cần đến trực tiếp cuộc họp hay phỏng vấn người dùng. Thay vào đó, bạn có có thể tận dụng nguồn tài liệu có sẵn để tiết kiệm thời gian và giảm chi phí.

Document Analysis là một phần quan trọng giúp ITBA nắm rõ bức tranh tổng thể của dự án. Dưới đây là 3 vai trò nổi bật của kỹ năng mà bạn cần nắm vững hỗ trợ quá trình phân tích, truyền đạt yêu cầu và ra quyết định hiệu quả:

Phân tích yêu cầu và tối ưu quy trình

Tài liệu thường chứa rất nhiều thông tin về cách vận hành của hệ thống hoặc những mong muốn từ phía người dùng. Qua việc phân tích kỹ các tài liệu này, ITBA xác định được nhu cầu thực sự, xác định rõ mục tiêu dự án, phạm vi công việc và các quy trình liên quan. Qua việc rà soát tài liệu, ITBA có thể phát hiện những điểm không nhất quán, yêu cầu chưa rõ ràng, hoặc những quy trình có thể được cải tiến, tự động hóa hoặc đơn giản hóa.

Cải thiện giao tiếp giữa các bộ phận

Không phải lúc nào các bên liên quan cũng nói cùng “ngôn ngữ”. Document Analysis đóng vai trò như một “điểm trung gian” để ITBA hiểu được cả ngôn ngữ kỹ thuật lẫn nghiệp vụ. Kỹ năng này giúp ITBA kết nối được khoảng cách giữa các phòng ban như IT, vận hành, kinh doanh... Việc dựa trên dữ liệu tài liệu thay vì phỏng đoán giúp giảm thiểu rủi ro hiểu sai yêu cầu, đồng thời tạo ra một nền tảng giao tiếp đáng tin cậy giữa các bên liên quan.

Quản lý và kiểm soát thông tin dự án

Mỗi dự án thường đi kèm với rất nhiều tài liệu – từ tài liệu yêu cầu ban đầu đến báo cáo tiến độ hay kết quả kiểm thử. Document Analysis đảm bảo xử lý thông tin đầy đủ, chính xác và cập nhật liên tục. Khi biết cách phân tích và hệ thống lại thông tin, ITBA có thể kiểm soát tốt hơn những gì đang diễn ra, cũng như chuẩn bị kỹ càng cho các buổi họp, đề xuất hay báo cáo.
Kỹ năng này cũng góp phần xây dựng hệ thống quản lý tri thức cho tổ chức, đặc biệt hữu ích với các dự án có thời gian triển khai dài hoặc chuyển giao giữa nhiều nhóm.
 

Để đảm bảo quá trình phân tích tài liệu diễn ra hiệu quả và không bỏ sót thông tin quan trọng, ITBA nên tuân thủ theo một quy trình rõ ràng sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu phân tích tài liệu

Trước khi bắt tay vào đọc, bạn cần biết rõ mình đang tìm kiếm gì. Mục tiêu có thể là tìm hiểu về quy trình hiện tại, làm rõ yêu cầu của người dùng, hay kiểm tra xem hệ thống có đáp ứng các quy chuẩn hay không. Xác định được mục tiêu sẽ giúp bạn đọc tài liệu đúng cách, biết hướng phạm vi thông tin cần thu nhập và mức độ phân tích cần thiết. 

Bước 2: Thu thập tài liệu liên quan

Tài liệu trong doanh nghiệp có thể nằm ở nhiều nơi: email, file Word, hệ thống quản lý tài liệu, hoặc thậm chí là... giấy tờ in. ITBA cần chủ động tìm kiếm, hỏi các bên liên quan để đảm bảo có đầy đủ thông tin trước khi phân tích. Thông thường, bạn cần phối hợp với các phòng ban như vận hành, nhân sự, hoặc pháp chế để đảm bảo tài liệu thu thập đầy đủ và có độ tin cậy cao.

Bước 3: Đọc và đánh giá tài liệu

Đây là giai đoạn trọng tâm của Document Analysis. Khi đã có đủ tài liệu, ITBA cần “đọc sâu” chúng bằng cách xác định cấu trúc tài liệu, tìm kiếm các phần thông tin chính như mục tiêu, yêu cầu, quy trình, quy tắc nghiệp vụ, chỉ số hiệu suất,... 
Bạn có thể gạch chân, highlight những điểm quan trọng hoặc highlight các thông tin mâu thuẫn, chưa rõ ràng và đánh giá xem tài liệu có đầy đủ, chính xác, được cập nhật không. Nếu thấy thông tin còn thiếu hoặc khó hiểu, đừng ngại đặt câu hỏi cho người cung cấp để có thể hiểu chúng sát nhất với thực tế.

Bước 4: Trích xuất thông tin quan trọng

Từ tài liệu đã đọc, bạn rút ra những điểm cốt lõi như các chức năng chính, nghiệp vụ quan trọng, quy trình đang áp dụng hoặc những rủi ro có thể xảy ra. Những thông tin này có thể được đưa vào tài liệu phân tích yêu cầu (BRD – Business Requirements Document) hoặc mô hình hóa dưới dạng luồng quy trình, biểu đồ nghiệp vụ (UML, BPMN) để dễ trình bày cho các bên liên quan.
Việc ghi chú lại một cách có hệ thống sẽ giúp bạn dễ dàng truyền đạt lại cho team phát triển hoặc các bên liên quan khác.

Bước 5: Đưa ra các khuyến nghị và giải pháp

Dựa trên thông tin đã phân tích, ITBA có thể đề xuất các thay đổi về quy trình, yêu cầu hệ thống, nâng cấp, cải tiến chức năng hoặc cách tổ chức dữ liệu. Trong bước này, ITBA thường dùng kỹ thuật so sánh giữa trạng thái hiện tại và trạng thái kỳ vọng để đưa ra hướng đi phù hợp và thiết thực. 
Đây cũng chính là giá trị mà Document Analysis mang lại, giúp chúng ta không chỉ "đọc hiểu" tài liệu mà còn chuyển hóa thông tin thành những hành động cụ thể, có cơ sở. Từ đó, ITBA có thể đưa ra những đề xuất có tính thuyết phục cao, giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu suất, giảm thiểu rủi ro và định hướng hệ thống phát triển đúng nhu cầu.
 

Document Analysis sẽ khó có thể đạt hiệu quả nếu không có sự hỗ trợ từ các công cụ phù hợp. Một IT Business Analyst không chỉ cần kỹ năng phân tích, mà còn cần linh hoạt sử dụng các phần mềm để tối ưu quy trình làm việc, tổ chức thông tin và giao tiếp hiệu quả với các bên liên quan. Dưới đây là những công cụ phổ biến và thiết thực mà ITBA nên thành thạo:

Microsoft Word, Google Docs

Đây là hai công cụ văn phòng cơ bản không thể thiếu trong quá trình phân tích tài liệu. Microsoft Word và Google Docs cho phép ITBA thực hiện tác vụ hỗ trợ như:
- Soạn thảo, chỉnh sửa nội dung tài liệu dễ dàng
- Ghi chú trực tiếp trên tài liệu bằng tính năng comment
- Theo dõi thay đổi của nội dung thông qua “Track Changes” (rất hữu ích khi nhiều người cùng chỉnh sửa)
- Làm việc nhóm theo thời gian thực với Google Docs
Khi bạn cần làm rõ nội dung với khách hàng hoặc các thành viên trong team, các công cụ này còn có chức năng Comment giúp các bên phản hồi nhanh, gọn, rõ ràng, tiết kiệm rất nhiều thời gian trao đổi qua lại.

JIRA, Confluence

Nếu bạn đang làm việc trong môi trường Agile hoặc Scrum, thì JIRA và Confluence gần như là “cặp bài trùng” không thể thiếu. Trong khi JIRA được dùng để quản lý yêu cầu (user stories), theo dõi lỗi, quản lý task theo sprint thì Confluence sẽ là kho lưu trữ tài liệu, ghi chú, quy trình làm việc hoặc nội dung họp tiện dụng. 
Điểm mạnh của hai công cụ này là khả năng liên kết giữa tài liệu (Confluence) và công việc (JIRA), giúp ITBA tạo hệ thống phân tích và quản lý yêu cầu một cách chuyên nghiệp, dễ dàng kiểm tra lại lịch sử thay đổi hoặc phân quyền truy cập. Kết hợp hai công cụ này, ITBA có thể theo dõi toàn bộ vòng đời của một yêu cầu – từ lúc ghi nhận, triển khai đến khi kiểm thử và bàn giao. 

Adobe Acrobat, Foxit Reader

Rất nhiều tài liệu nghiệp vụ hoặc hệ thống được gửi dưới dạng PDF. Đây là lúc các phần mềm chuyên đọc file PDF như Adobe Acrobat hoặc Foxit Reader phát huy tác dụng.
Với những nền tảng này, bạn có thể dễ dàng đánh dấu đoạn quan trọng, gạch chân, thêm ghi chú, trích xuất nội dung từ các tài liệu cố định như hợp đồng, tài liệu pháp lý, biểu mẫu quy trình,... mà không làm thay đổi văn bản gốc. Nhiều phiên bản còn hỗ trợ OCR để trích xuất văn bản từ hình ảnh scan.

Với Foxit Reader, bạn có thể tạo bookmark để điều hướng nhanh trong tài liệu dài, rất tiện khi bạn cần tham khảo lại sau. Một số phiên bản cao cấp của Adobe Acrobat còn hỗ trợ so sánh hai file PDF, rất hữu ích khi bạn cần đối chiếu tài liệu phiên bản cũ và mới.

Microsoft Excel, Google Sheets

Không chỉ dùng để tính toán, Excel và Sheets rất hữu ích để tạo bảng phân tích, ma trận yêu cầu, bảng đối chiếu hệ thống hoặc quản lý các trường dữ liệu. Hai công cụ này là lựa chọn tối ưu khi bạn cần tổng hợp backlog, danh sách yêu cầu người dùng, mô tả tính năng, hoặc phân tích phản hồi khảo sát một cách trực quan hóa thông qua biểu đồ.
Trong đó, các tính năng như Pivot Table, Conditional Formatting, lọc dữ liệu, sắp xếp hoặc tạo bảng động trong các nền tảng còn giúp ITBA thao tác nhanh và đưa ra nhận định dễ dàng. Đặc biệt, Google Sheets hỗ trợ làm việc nhóm theo thời gian thực, giúp bạn cập nhật dữ liệu đồng thời với đồng nghiệp hoặc đối tác. 

Lucidchart, Visio

Một tài liệu có quá nhiều thông tin dạng chữ đôi khi khiến ITBA cảm thấy đuối và đọc không hiệu quả. Thay vào đó, những hình ảnh trực quan cho thấy quy trình hay các yếu tố được phân tích sẽ mang lại kết quả tốt hơn. Đây là lúc những công cụ vẽ sơ đồ như Lucidchart, Visio phát huy tác dụng.
Lucidchart là một công cụ vẽ online thân thiện, dễ dùng, giúp bạn tạo các sơ đồ quy trình nghiệp vụ, hệ thống, BPMN, hoặc bản đồ yêu cầu một cách trực quan. Bên cạnh đó, Microsoft Visio phù hợp hơn cho doanh nghiệp lớn với tích hợp tốt trong Microsoft 365, hỗ trợ nhiều mẫu sơ đồ phức tạp và có tính năng chỉnh sửa nâng cao. Nhờ vào những sơ đồ minh họa, bạn có thể trình bày ý tưởng hoặc kết quả phân tích một cách dễ hiểu hơn cho cả người không chuyên về kỹ thuật. 
 

Document Analysis là kỹ năng cốt lõi giúp IT Business Analyst không chỉ “đọc hiểu” mà còn “đọc sâu” vào thông tin có sẵn để đưa ra quyết định chính xác, đảm bảo sự thành công của dự án. Trong thời đại số hóa mạnh mẽ, kỹ năng này trở thành là điều bắt buộc đối với bất kỳ ai muốn làm việc trong vai trò IT Business Analyst. Nếu bạn chưa biết bắt đầu từ đâu, khóa học IT Business Analyst tại MindX chính là lựa chọn đáng cân nhắc để bạn xây dựng nền tảng, nâng cấp kỹ năng nghề nghiệp.
 

Tại đây, bạn sẽ học từ những chuyên gia có kinh nghiệm thực chiến, làm việc với tài liệu thực tế từ doanh nghiệp, rèn luyện kỹ năng phân tích, xử lý thông tin, giao tiếp với các bên liên quan, làm quen với công cụ như JIRA, BPMN, SQL,.. Khóa học được thiết kế bài bản, dễ tiếp cận cả với người mới bắt đầu, giúp bạn tự tin ứng tuyển và làm việc trong các dự án chuyển đổi số hiện đại.
Đăng ký ngay hôm nay để bước vào con đường ITBA đầy tiềm năng cùng MindX!