Excel là một công cụ quen thuộc và cũng là 1 ứng dụng phân tích dữ liệu cực kỳ hiệu quả mà hầu như Data Analyst nào cũng cần có. Tuy khả năng xử lý dữ liệu không mạnh mẽ và tối ưu được bằng các công cụ như SQL, Power BI hay Python,.. nhưng Excel có thể đáp ứng được hầu hết các hoạt động phân tích cơ bản như xử lý, lọc dữ liệu, áp dụng các kỹ thuật phân tích và khả năng trực quan hoá dữ liệu,...
Một số kỹ thuật và phương pháp phân tích dữ liệu hoàn toàn có thể thực hiện trên Microsoft Excel như:
Có rất nhiều công cụ phân tích dữ liệu trong Excel nâng cao nhằm giúp người dùng xử lý và phân tích dữ liệu một cách sâu rộng hơn. Cụ thể như:
Bảng tổng hợp (PivotTable) là công cụ cho phép người dùng tóm tắt, phân tích, khám phá và trình bày dữ liệu. Với PivotTable, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi hàng ngàn dòng dữ liệu thành các báo cáo chi tiết và có ý nghĩa.
PivotTable giúp người dùng có thể dễ dàng tổng hợp dữ liệu từ một bảng lớn bằng cách kéo và thả các trường dữ liệu vào các khu vực khác nhau (Rows, Columns, Values, Filters).
Cách tạo và sử dụng PivotTable được thực hiện theo các bước sau:
Bảng tổng hợp trong Excel - công cụ cho phép người dùng tóm tắt dữ liệu
Power Query là công cụ phân tích dữ liệu trong Excel cho phép người dùng kết nối, kết hợp và làm sạch dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Nó đặc biệt hữu ích khi làm việc với các tập dữ liệu lớn và phức tạp. Power Query giúp tự động hóa quy trình thu thập và biến đổi dữ liệu, giảm bớt thời gian, công sức cần thiết để chuẩn bị dữ liệu cho phân tích.
Cách sử dụng Power Query để thu thập và biến đổi dữ liệu như sau:
Power Query giúp tự động hóa quy trình thu thập và biến đổi dữ liệu
Power Pivot mở rộng khả năng của PivotTable, cho phép người dùng tạo các mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu khác nhau và tính toán các chỉ số phức tạp bằng ngôn ngữ DAX (Data Analysis Expressions). Hay có thể hiểu đơn giản là công cụ này có thể tạo ra các mô hình dữ liệu phức tạp, thực hiện các phân tích nâng cao trên dữ liệu lớn mà Excel bình thường không thể xử lý hiệu quả.
Cách sử dụng Power Pivot để phân tích dữ liệu với mô hình dữ liệu được thao tác như sau:
Power Pivot mở rộng khả năng của PivotTable
Data Analysis Toolpak là một add-in trong Excel cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu thống kê nâng cao. Đây là công cụ phân tích dữ liệu trong Excel hữu ích dành cho các nhà phân tích dữ liệu, nhà nghiên cứu và sinh viên.
Gói công cụ Data Analysis Toolpak bao gồm các công cụ như phân tích hồi quy, phân tích phương sai (ANOVA), kiểm định t (t-Test) và nhiều công cụ thống kê khác.
Cách sử dụng các tính năng phân tích dữ liệu trong Toolpak gồm 3 bước sau:
Data Analysis Toolpak - công cụ hữu ích dành cho các nhà phân tích dữ liệu
Công cụ tạo biểu đồ trong Excel cho phép người dùng trực quan hóa dữ liệu bằng cách sử dụng các loại biểu đồ khác nhau như biểu đồ cột, biểu đồ đường, biểu đồ tròn, biểu đồ thanh, biểu đồ khu vực và nhiều loại khác. Mỗi loại biểu đồ đều sẽ giúp người dùng nhìn thấy các xu hướng, mô hình và so sánh dữ liệu một cách dễ dàng hơn.
Để sử dụng công cụ này bạn chỉ cần tuân thủ theo các bước sau:
Mỗi loại biểu đồ đều giúp so sánh dữ liệu một cách dễ dàng hơn
Dashboard trong Excel là một giao diện người dùng kết hợp nhiều biểu đồ, bảng dữ liệu và các yếu tố tương tác khác để cung cấp một cái nhìn tổng quan, chi tiết về các chỉ số, dữ liệu quan trọng. Dashboard thường được sử dụng để giám sát, phân tích và báo cáo dữ liệu trong thời gian thực.
Bạn có thể sử dụng Dashboard một cách đơn giản như sau:
Sử dụng các công cụ như PivotTable, PivotChart, biểu đồ, slicers và các hàm Excel để xây dựng các thành phần của dashboard. Các thành phần này được bố trí trên một hoặc nhiều trang tính để tạo thành một giao diện trực quan.
Dashboard được sử dụng để báo cáo dữ liệu trong thời gian thực
>>> Xem thêm: Top 20+ công cụ phân tích dữ liệu tốt nhất & phổ biến nhất hiện nay.
Ngoài các công cụ nâng cao được kể trên, Excel còn cung cấp nhiều công cụ phân tích dữ liệu cơ bản khác, giúp người dùng có thể sử dụng để bắt đầu quá trình phân tích dữ liệu dễ dàng và hiệu quả, chẳng hạn như:
Sắp xếp và lọc dữ liệu là hai công cụ cơ bản nhất trong Excel, nhưng lại rất hữu ích khi cần phân loại và tìm kiếm thông tin. Cụ thể:
Sắp xếp dữ liệu
Người dùng có thể sắp xếp dữ liệu theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần dựa trên các giá trị trong một hoặc nhiều cột. Điều này giúp dễ dàng nhìn thấy các xu hướng hoặc tìm kiếm các giá trị cực đại và cực tiểu trong tập dữ liệu.
Cách sắp xếp dữ liệu được thực hiện như sau:
Sắp xếp dữ liệu giúp dễ dàng tìm kiếm các giá trị trong tập dữ liệu
Lọc dữ liệu
Lọc dữ liệu giúp người dùng xem các mục đáp ứng các tiêu chí nhất định mà không cần xóa dữ liệu khác.
Cách lọc dữ liệu được thực hiện như sau:
Conditional Formatting là công cụ giúp làm nổi bật các ô dữ liệu đáp ứng các điều kiện cụ thể. Công cụ này giúp người dùng dễ dàng nhận diện các mẫu hoặc bất thường trong dữ liệu.
Cách sử dụng Conditional Formatting được thao tác như sau:
Định dạng có điều kiện - công cụ giúp làm nổi bật các ô dữ liệu
Xác thực dữ liệu giúp kiểm soát dữ liệu nhập vào, đảm bảo rằng chỉ những giá trị hợp lệ mới được nhập vào ô hoặc phạm vi ô.
Các bước sử dụng Data Validation gồm:
Xác thực dữ liệu giúp kiểm soát dữ liệu nhập vào
Đây là công cụ phân tích dữ liệu trong excel hữu ích khi cần tính toán các tổng phụ cho các nhóm dữ liệu khác nhau trong một bảng dữ liệu.
Tổng phụ được sử dụng như sau:
Tổng phụ - công cụ hữu ích khi cần tính toán các tổng phụ cho các nhóm dữ liệu
Bằng cách ứng dụng các công cụ phân tích dữ liệu trong Excel vào các tình huống thực tế, bạn có thể tối ưu hóa quy trình làm việc, đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu chính xác và cải thiện hiệu quả kinh doanh cũng như quản lý tài chính cá nhân. Ví dụ như:
Sử dụng các công cụ như PivotTable và Conditional Formatting để phân tích doanh số bán hàng, bạn có thể dễ dàng tổng hợp và trực quan hóa dữ liệu bán hàng để đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác. Cụ thể:
Power Query và Power Pivot là hai công cụ hữu ích giúp bạn xử lý và phân tích dữ liệu khách hàng từ nhiều nguồn khác nhau. Đồng thời, cung cấp cái nhìn tổng quan về hành vi và xu hướng của khách hàng. Chi tiết như sau:
Tạo báo cáo và biểu đồ: Sử dụng PivotTable và PivotChart trong Power Pivot để tạo các báo cáo và biểu đồ tương tác, cung cấp cái nhìn sâu sắc về hành vi, xu hướng của khách hàng.
Trên đây là toàn bộ những chia sẻ chi tiết của MindX về các công cụ phân tích dữ liệu trong Excel. Bạn hoàn toàn có thể bắt đầu phân tích dữ liệu với công cụ mạnh mẽ và phổ biến này.
Ngoài ra, bạn có thể tham khảo KHOÁ HỌC PHÂN TÍCH DỮ LIỆU tại MindX, phù hợp với người mới muốn có nền tảng vững chắc và có thể làm được việc trong thời gian ngắn.
Tham khảo Lộ trình học tập chi tiết TẠI ĐÂY.