Process analysis trong doanh nghiệp: Vai trò và cách thực hiện

Process Analysis là quá trình xem xét, đánh giá chi tiết từng bước trong quy trình làm việc tại doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp có thể nhận diện các điểm nghẽn, rủi ro hoặc các phần chưa tối ưu để điều chỉnh, tái cấu trúc quy trình. Thông qua việc phân tích và đưa ra các quyết định chính xác, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu suất làm việc, cắt giảm chi phí thừa và cải thiện trải nghiệm của cả nhân viên lẫn khách hàng. 
Phương pháp này thể hiện tầm nhìn mang tính chiến lược dài hạn về việc chuyển đổi số, thúc đẩy doanh nghiệp phát triển bền vững, dễ dàng thích nghi với thay đổi của thị trường. 

Process Analysis data giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định có cơ sở, đồng thời liên tục cải tiến vận hành để bắt kịp thay đổi của thị trường dựa trên dữ liệu. Việc phân tích dữ liệu quy trình đóng vai trò quan trọng như sau:

Tạo sự minh bạch và dễ dàng quản lý quy trình

Thông qua phân tích quy trình, các dữ liệu được thu thập và trình bày rõ ràng giúp ban lãnh đạo nhìn thấy toàn bộ hoạt động một cách trực quan, minh bạch. Nhờ đó, các bộ phận có thể xác định đúng chuyên môn, nhiệm vụ, phối hợp làm việc hiệu quả hơn và dễ dàng xác định trách nhiệm trong từng giai đoạn xử lý. 

Cải thiện hiệu quả công việc

Phân tích quy trình đúng cách giúp nhận diện các bước không cần thiết hoặc kém hiệu quả. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể loại bỏ hoặc điều chỉnh từng bước, tái cấu trúc quy trình để tối ưu hóa thời gian và nguồn lực, giúp nhân viên tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn.

Giảm chi phí vận hành

Bằng cách kiểm tra chi tiết từng bước, Process Analysis giúp doanh nghiệp nhận diện được các hoạt động dư thừa và cắt giảm, tinh gọn quy trình, tự động hóa hoạt động bằng công nghệ, kỹ thuật tiến bộ,... Theo thời gian, chi phí vận hành tại các phòng ban sẽ giảm đáng kể. Đồng thời, việc phân tích quy trình còn giúp sớm phát hiện và xử lý các sai sót tích lũy, tránh gây tổn thất lớn.

Tăng năng suất và hiệu quả công việc

Một quy trình rõ ràng, được tối ưu tốt sẽ giúp nhân viên hiểu chính xác họ cần làm gì, làm như thế nào và làm trong bao lâu, tạo sự nhất quán từ trên xuống dưới. Sự đồng bộ này giúp các bộ phận giảm thiểu thời gian training, hạn chế nhầm lẫn và tăng tính tự chủ cho đội ngũ, từ đó nâng cao năng suất cá nhân lẫn tập thể.

Hỗ trợ đưa ra quyết định chính xác

Process Analysis sẽ thu thập các dữ liệu và đưa ra những con số, thống kê cụ thể, giúp các nhà quản lý có thể đưa ra quyết định một cách chính xác dựa trên dữ liệu thực tế thay vì dựa vào cảm tính hoặc suy đoán. Việc này đặc biệt quan trọng trong các tình huống cần lựa chọn phương án tối ưu, đánh giá hiệu suất bộ phận hoặc điều chỉnh chiến lược vận hành.
 

Để thực hiện phương pháp phân tích quy trình hiệu quả, doanh nghiệp cần triển khai Process Analysis bài bản với 5 bước sau:

Bước 1: Xác định quy trình cần phân tích

Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định đúng quy trình kiểm tra, tránh ôm đồm quá nhiều hoạt động. Những quy trình ảnh hưởng lớn đến doanh thu, năng suất, trải nghiệm khách hàng hoặc đang trì trệ, phát sinh lỗi, tốn nhiều chi phí có thể được ưu tiên phân tích trước.

Bước 2: Thu thập và phân tích dữ liệu

Các dữ liệu có thể được thu thập từ phần mềm quản lý công việc, báo cáo nội bộ hoặc phản hồi của nhân viên. Thông tin được sử dụng cần đảm bảo đủ sức ảnh hưởng, đáng tin cậy, phản ánh đúng thực tế vận hành. Sau khi thu thập dữ liệu, doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ như biểu đồ dòng (flowchart) hoặc dashboard để trực quan hóa, phân tích các điểm tắc nghẽn hoặc hoạt động kém hiệu quả.

Bước 3: Đánh giá và xác định vấn đề

Từ dữ liệu đã phân tích, doanh nghiệp xác định đâu là nguyên nhân gốc rễ dẫn đến sự trì trệ hoặc sai sót trong quy trình bằng các công cụ như Root Cause Analysis hoặc sơ đồ Ishikawa. Những nguyên nhân chủ yếu gồm con người, hệ thống, quy định hoặc sự thiếu liên kết giữa các phòng ban. 

Bước 4: Đề xuất giải pháp tối ưu

Sau khi xác định vấn đề, doanh nghiệp hướng đến những hành động cần thiết để tối ưu hóa quy trình như tự động hóa thao tác, đào tạo lại nhân sự hoặc áp dụng công nghệ mới phù hợp hơn với thực tế.

Bước 5: Thực hiện và theo dõi hiệu quả

Dựa trên các giải pháp, doanh nghiệp thực hiện những thay đổi mới trong quy trình và thường xuyên theo dõi, đo lường hiệu quả. Việc này không chỉ đảm bảo rằng giải pháp đang phát huy tác dụng mà còn giúp phát hiện kịp thời các vấn đề mới phát sinh. 
 

Để phân tích quy trình hiệu quả, doanh nghiệp cần lựa chọn công cụ phù hợp với quy mô, năng lực và mục tiêu của mình. Dưới đây là ba nhóm công cụ phổ biến được sử dụng rộng rãi trong phân tích dữ liệu quy trình:

Phần mềm phân tích dữ liệu như Excel, Google Sheets

Với các doanh nghiệp nhỏ hoặc mới bắt đầu, đây là những lựa chọn dễ tiếp cận, chi phí thấp nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả. Microsoft Excel và Google Sheets cung cấp nhiều công cụ phân tích dữ liệu như các công thức, hàm thống kê, logic, bảng tổng hợp dữ liệu (pivot table), biểu đồ trực quan, bộ lọc nâng cao. Google Sheets còn có ưu thế ở khả năng làm việc cộng tác theo thời gian thực, giúp việc chia sẻ và cập nhật dữ liệu được liên tục, ít trở ngại.

Phần mềm phân tích chuyên nghiệp như Tableau, Power BI

Khi quy trình vận hành có nhiều dữ liệu phức tạp hơn, doanh nghiệp nên chuyển sang các công cụ chuyên sâu như Tableau hoặc Microsoft Power BI. Những phần mềm này hỗ trợ kết nối cơ sở dữ liệu nội bộ, phần mềm ERP, CRM và dịch vụ đám mây với nhau. Từ đó, người dùng có thể tổng hợp và phân tích dữ liệu một cách tổng thể, xuyên suốt.
Ưu điểm lớn nhất của Tableau và Power BI là khả năng trực quan hóa dữ liệu mạnh mẽ, giúp người quản lý theo dõi được hiệu suất quy trình thông qua dashboard tương tác, biểu đồ sinh động, bảng phân tích KPI và hệ thống cảnh báo tự động. 

Công cụ mô phỏng quy trình như Bizagi, ProcessMaker

Với nhu cầu tái cấu trúc hay xây dựng quy trình hoàn toàn mới, doanh nghiệp có thể lựa chọn các công cụ mô phỏng như Bizagi và ProcessMaker. Những công cụ này giúp mô hình hóa quy trình nghiệp vụ (BPMN) thông qua giao diện kéo – thả trực quan. Doanh nghiệp có thể tạo ra sơ đồ quy trình chi tiết, vai trò của nhân sự, thiết lập điều kiện xử lý và đưa ra kết quả mô phỏng thực tế. 
Ngoài ra, chúng còn hỗ trợ tính năng tự động hóa các bước trong quy trình như gửi thông báo, duyệt biểu mẫu, chuyển giao nhiệm vụ,… để giảm thiểu lỗi và tăng tính nhất quán trong vận hành. Cả Bizagi và ProcessMaker đều hỗ trợ tích hợp với các hệ thống doanh nghiệp phổ biến như SAP, Salesforce, Microsoft 365,…
 

Để quá trình phân tích dữ liệu quy trình mang lại hiệu quả thực sự, doanh nghiệp cần lưu ý những điều quan trọng sau:

Cần có dữ liệu chính xác

Dữ liệu là nền tảng của mọi phân tích, các kết luận sẽ sai lệch và gây hậu quả nghiêm trọng nếu nguồn thông tin chưa đảm bảo tính chính xác, tin cậy. Do đó, doanh nghiệp cần đầu tư vào việc thu thập và xử lý dữ liệu đúng cách, đặc biệt là khi tích hợp nhiều nguồn thông tin khác nhau.

Đảm bảo sự tham gia của các phòng ban liên quan

Việc phân tích quy trình hiệu quả đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, phòng ban. Với chuyên môn riêng, mỗi bộ phận đều là mắt xích quan trọng để doanh nghiệp vận hành trơn tru, đạt hiệu quả thực tiễn. Vì vậy, ban lãnh đạo cần đảm bảo các phòng ban tham gia vào Process Analysis, từ đó giúp tăng độ chính xác, tính khả thi và sự đồng thuận trong việc cải tiến.

Đánh giá và tối ưu quy trình thường xuyên

Thị trường, công nghệ và nhu cầu khách hàng luôn thay đổi, do đó quy trình cần thường xuyên thay đổi để phù hợp thực tiễn. Doanh nghiệp cần xem việc phân tích quy trình là hoạt động định kỳ, giúp tổ chức duy trì hiệu quả lâu dài và linh hoạt thích ứng với những thay đổi.

Trong kỷ nguyên số, Process Analysis là chìa khóa giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và duy trì lợi thế cạnh tranh. Để làm được điều đó, doanh nghiệp cần nhân sự có năng lực phân tích và xử lý dữ liệu thực tiễn như Data Analysis và IT Business Analyst (ITBA).

Những lưu ý khi thực hiện Process Analysis data để đạt hiệu quả cao
Nếu bạn muốn phát triển trong lĩnh vực này, các khóa học Data Analysis và ITBA tại MindX sẽ cung cấp kiến thức thực tế, kỹ năng sử dụng công cụ hiện đại như SQL, Power BI, Tableau, BPMN,… và sẵn sàng đồng hành cùng bạn trong hành trình chuyển đổi số.