Backlog Analysis trong IT Business Analysis

Trong phát triển phần mềm, backlog là tập hợp các công việc hoặc yêu cầu của khách hàng chưa hoàn thành, được ghi nhận nhưng chưa được xử lý hoặc đang trong quá trình thực hiện. Backlog Analysis là quá trình đánh giá, ưu tiên và xác định các công việc trong backlog, từ đó tối ưu hóa quy trình phát triển và dự đoán doanh thu tiềm năng từ các nhiệm vụ chưa hoàn thành.
Mục tiêu chính của backlog analysis là giúp nhóm phát triển phần mềm ưu tiên và tổ chức công việc hiệu quả. Phân tích backlog xác định thứ tự ưu tiên dựa trên giá trị kinh doanh, tính cấp bách và sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ, đảm bảo công việc quan trọng được hoàn thành trước và cải thiện giao tiếp giữa các bên liên quan.
 

Một số kỹ thuật backlog analysis phổ biến bao gồm:
- MoSCoW: Phân loại các mục trong backlog theo mức độ quan trọng: Must have (Phải có), Should have (Nên có), Could have (Có thể có), Won't have (Sẽ không có).
- Mô hình Kano: Đánh giá các tính năng dựa trên mức độ hài lòng của khách hàng, giúp xác định tính năng nào sẽ tạo ra giá trị nhiều nhất.
- WSJF (Weighted Shortest Job First): Ưu tiên các nhiệm vụ dựa trên chi phí chậm trễ và thời gian thực hiện, nhằm tối đa hóa giá trị được cung cấp.
- Kanban: Sử dụng bảng trực quan để theo dõi trạng thái của các nhiệm vụ, giúp kiểm soát lượng công việc được thực hiện và tránh tình trạng quá tải.
- Agile và Scrum: Agile giúp phát triển phần mềm linh hoạt, trong khi Scrum hỗ trợ quản lý công việc theo chu kỳ Sprint, tạo ra giá trị nhanh chóng và hiệu quả.

Backlog analysis đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc quản lý dự án công nghệ thông tin. Đây là công cụ giúp ITBA xác định các công việc cần làm, ưu tiên theo đúng thứ tự và tối ưu hóa quy trình phát triển phần mềm.

Cải thiện việc ưu tiên công việc và quản lý yêu cầu

Phân tích backlog giúp ITBA xác định nhiệm vụ nào cần hoàn thành trước dựa trên tính cấp bách và giá trị kinh doanh. Khi các yêu cầu được sắp xếp rõ ràng, nhóm phát triển có thể tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất, giảm thiểu khả năng bỏ sót các yếu tố quan trọng. Hơn nữa, việc liên tục cập nhật backlog đảm bảo rằng các yêu cầu thay đổi trong quá trình phát triển được phản ánh kịp thời, giúp quản lý yêu cầu trở nên hiệu quả hơn.

Giúp dự đoán và lập kế hoạch hiệu quả

Backlog analysis đóng vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch phát triển dự án, đặc biệt trong các phương pháp Agile. Bằng cách cập nhật và sắp xếp các tác vụ trong backlog, ITBA có thể đưa ra các dự đoán chính xác về tiến độ và yêu cầu nguồn lực. Việc này tạo điều kiện thuận lợi để các nhóm phát triển lập kế hoạch chu kỳ phát triển (Sprint) hiệu quả, đồng thời phản hồi nhanh chóng với các thay đổi trong yêu cầu hoặc điều kiện thị trường.

Tối ưu hóa quy trình phát triển và giảm thiểu rủi ro

Phân tích backlog giúp ITBA theo dõi tiến độ phát triển và phát hiện sớm các vấn đề có thể gây trì hoãn hoặc ảnh hưởng đến chất lượng dự án. Việc ưu tiên và phân bổ nguồn lực hợp lý giúp giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa quy trình phát triển, đảm bảo dự án đi đúng hướng. Ngoài ra, minh bạch trong backlog tạo điều kiện thuận lợi cho giao tiếp trong nhóm và với các bên liên quan, giảm thiểu hiểu lầm và trùng lặp công việc.
 

Việc thực hiện phân tích backlog một cách chính xác và hiệu quả giúp đội ngũ phát triển có thể ưu tiên công việc, đánh giá yêu cầu và duy trì tiến độ dự án. Dưới đây là quy trình 5 bước chi tiết mà các ITBA có thể áp dụng để thực hiện backlog analysis một cách hiệu quả.

Bước 1: Thu thập và tổ chức backlog

Quá trình thu thập và tổ chức backlog bắt đầu từ việc tổng hợp các yêu cầu, tính năng hoặc câu chuyện người dùng từ tất cả các bên liên quan, bao gồm khách hàng, người dùng cuối và các nhóm nội bộ. ITBA cần đảm bảo rằng các yêu cầu này được ghi nhận đầy đủ và có cấu trúc rõ ràng để dễ dàng theo dõi và quản lý.
Tổ chức backlog là một bước quan trọng giúp làm rõ các nhiệm vụ cần thực hiện, tránh bỏ sót bất kỳ công việc nào và giúp các bên liên quan có cái nhìn tổng thể về các công việc cần hoàn thành.
Để thực hiện bước này hiệu quả, ITBA cần thực hiện các bước sau:
- Lập danh sách tất cả yêu cầu, tính năng hoặc nhiệm vụ từ các nguồn khác nhau.
- Đảm bảo tất cả các yêu cầu đều được ghi nhận và phân loại theo đúng nhóm công việc.
- Kiểm tra lại với các bên liên quan để đảm bảo không có mục nào bị bỏ sót hoặc hiểu sai.

Bước 2: Phân loại và ưu tiên các mục trong backlog

Phân loại và ưu tiên các mục trong backlog là bước quan trọng để giúp ITBA xác định công việc nào cần hoàn thành trước. Quá trình này dựa trên giá trị kinh doanh, tính cấp bách và mức độ phức tạp của các yêu cầu.
Để thực hiện phân loại và ưu tiên các mục trong backlog, ITBA cần:
- Xác định mức độ ưu tiên của mỗi mục trong backlog dựa trên các yếu tố kinh doanh và kỹ thuật.
- Sử dụng phương pháp phân loại như MoSCoW (Phải có, Nên có, Có thể có, Không có) hoặc WSJF (Weighted Shortest Job First) để xác định các yêu cầu cần ưu tiên.
- Đảm bảo rằng các mục ưu tiên cao nhất được giải quyết trước, tránh lãng phí tài nguyên vào những công việc không quan trọng.
Quá trình này giúp đội ngũ phát triển tập trung vào những nhiệm vụ mang lại giá trị cao nhất và đáp ứng các yêu cầu cấp bách trong thời gian ngắn, tránh lãng phí tài nguyên vào các công việc không quan trọng.

Bước 3: Đánh giá và làm rõ yêu cầu

Đánh giá và làm rõ yêu cầu là bước cần thiết để đảm bảo tất cả các yêu cầu trong backlog đều rõ ràng, đầy đủ và có thể thực hiện được. ITBA phải xem xét từng yêu cầu để xác định xem chúng có đầy đủ thông tin không, có khả thi không và có phù hợp với mục tiêu của dự án không. Nếu có bất kỳ điểm nào chưa rõ, ITBA sẽ làm việc với các bên liên quan để làm rõ và điều chỉnh yêu cầu cho chính xác.
Bước này đảm bảo không có sự hiểu lầm hoặc thiếu sót nào trong yêu cầu, tránh tình trạng phải làm lại công việc vì yêu cầu không rõ ràng.

Bước 4: Đảm bảo tính khả thi của các yêu cầu trong backlog

Sau khi làm rõ các yêu cầu, bước tiếp theo trong quy trình backlog analysis là kiểm tra tính khả thi của từng yêu cầu. Đây là một bước cực kỳ quan trọng để đảm bảo rằng các yêu cầu không chỉ rõ ràng mà còn có thể thực hiện được trong phạm vi ngân sách, thời gian, và nguồn lực hiện có. 
Việc đánh giá tính khả thi giúp tránh tình trạng các yêu cầu không thực tế, gây ra lãng phí tài nguyên và chậm trễ trong dự án. Để đảm bảo tính khả thi của các yêu cầu trong backlog, ITBA cần: 
- Đánh giá khả năng thực hiện trong phạm vi tài nguyên có sẵn: ITBA cần đánh giá xem yêu cầu có phù hợp với ngân sách, thời gian và nguồn lực hiện có. Nếu không khả thi, yêu cầu có thể bị điều chỉnh hoặc loại bỏ để tránh vượt quá giới hạn tài nguyên.
- Sử dụng ước tính nỗ lực để xác định thời gian và tài nguyên: ITBA sử dụng kỹ thuật ước tính như điểm câu chuyện hoặc ước tính thời gian để xác định mức độ nỗ lực cần thiết, giúp lập kế hoạch chi tiết và đảm bảo yêu cầu có thể hoàn thành trong phạm vi nguồn lực.
- Điều chỉnh hoặc loại bỏ các yêu cầu không khả thi: Sau khi ước tính, ITBA xem xét lại các yêu cầu không khả thi, điều chỉnh hoặc loại bỏ chúng để nhóm tập trung vào các nhiệm vụ thực tế, tối ưu hóa nguồn lực và đảm bảo tiến độ.

Bước 5: Cập nhật và theo dõi sự tiến bộ của backlog

Cuối cùng, việc cập nhật và theo dõi sự tiến bộ của backlog là yếu tố quan trọng giúp đảm bảo rằng các yêu cầu và nhiệm vụ được thực hiện đúng tiến độ. ITBA cần thường xuyên theo dõi và cập nhật trạng thái của các mục trong backlog, cũng như theo dõi các thay đổi trong yêu cầu, phản hồi từ khách hàng và các yếu tố bên ngoài có thể ảnh hưởng đến dự án.
Để thực hiện, ITBA cần cập nhật trạng thái các nhiệm vụ theo định kỳ (hàng ngày hoặc hàng tuần), đồng thời theo dõi sự thay đổi trong yêu cầu và ưu tiên. Nếu có sự thay đổi trong thị trường hoặc yêu cầu từ khách hàng, backlog cần được điều chỉnh phù hợp. 
Ngoài ra, việc đánh giá tiến độ dự án thông qua các cuộc họp định kỳ, như Sprint Review, sẽ giúp ITBA và các bên liên quan đưa ra những điều chỉnh cần thiết để duy trì sự nhất quán với mục tiêu ban đầu của dự án.
 

Trong công việc của IT Business Analyst (ITBA), việc sử dụng các công cụ hỗ trợ backlog analysis là rất quan trọng để tối ưu hóa quy trình làm việc và quản lý dự án. Dưới đây là một số công cụ phổ biến, giúp ITBA tổ chức, theo dõi và ưu tiên các nhiệm vụ trong backlog một cách hiệu quả.

JIRA

JIRA là một công cụ mạnh mẽ được thiết kế đặc biệt cho các dự án Agile, giúp ITBA quản lý backlog một cách chi tiết. JIRA cho phép tạo, ưu tiên và theo dõi các nhiệm vụ trong backlog, đồng thời hỗ trợ các phương pháp quản lý như Scrum và Kanban. Với khả năng theo dõi bug, tích hợp tự động hóa và các báo cáo trực quan, JIRA giúp nhóm phát triển có cái nhìn tổng quan về tiến độ và dễ dàng điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.

Trello

Trello là công cụ quản lý dự án trực quan sử dụng bảng Kanban, phù hợp cho các nhóm nhỏ và các dự án ít phức tạp. ITBA có thể tạo các bảng, phân công nhiệm vụ và theo dõi tiến độ công việc thông qua các cột như To Do, In Progress, và Done. Giao diện dễ sử dụng của Trello giúp đội ngũ phát triển dễ dàng làm quen và theo dõi các mục trong backlog một cách linh hoạt và hiệu quả.

Asana

Asana là công cụ quản lý công việc mạnh mẽ, cho phép ITBA sắp xếp và theo dõi các nhiệm vụ trong backlog thông qua nhiều chế độ xem như Danh sách, Kanban, và Timeline. Asana giúp quản lý các yêu cầu dự án bằng cách phân công nhiệm vụ, thiết lập thời hạn và theo dõi tiến độ công việc. Các tính năng cộng tác như bình luận và chia sẻ tài liệu giúp cải thiện giao tiếp trong nhóm và đảm bảo rằng các yêu cầu được hoàn thành đúng tiến độ.

Monday.com

Monday.com là công cụ quản lý dự án mạnh mẽ với tính năng tùy chỉnh cao, cho phép ITBA theo dõi tiến độ các nhiệm vụ trong backlog, lên kế hoạch và giao việc cho các thành viên trong nhóm. Monday.com cung cấp nhiều chế độ xem khác nhau, từ Gantt chart đến Kanban, giúp nhóm dễ dàng nắm bắt tiến độ và điều chỉnh kế hoạch khi có thay đổi. Tính năng theo dõi thời gian và tạo báo cáo giúp ITBA đánh giá hiệu quả công việc và đưa ra quyết định kịp thời.

Để đảm bảo rằng backlog analysis trong dự án phát triển phần mềm đạt hiệu quả cao, ITBA cần áp dụng một số chiến lược tối ưu hóa. Các cách dưới đây sẽ giúp tăng cường sự linh hoạt, tối ưu hóa quy trình và đảm bảo các yêu cầu được thực hiện đúng ưu tiên.

Phân loại backlog theo mức độ ưu tiên (Moscow Method)

Phương pháp Moscow giúp phân loại các nhiệm vụ trong backlog thành bốn nhóm: Must have, Should have, Could have, và Won't have. Việc này giúp ITBA xác định rõ những nhiệm vụ nào cần thực hiện ngay lập tức và những nhiệm vụ nào có thể hoãn lại hoặc bỏ qua.
Bằng cách ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng nhất, nhóm phát triển có thể tập trung vào các yếu tố then chốt của dự án, đảm bảo rằng các yêu cầu cơ bản được hoàn thành trước khi xử lý các yêu cầu ít quan trọng hơn.

Sử dụng phương pháp Agile và Scrum

Việc áp dụng Agile và Scrum giúp ITBA tạo ra một quy trình phát triển phần mềm linh hoạt và hiệu quả. Agile cho phép đội ngũ phát triển dễ dàng thích ứng với các thay đổi trong yêu cầu và điều kiện thị trường. Scrum, với các chu kỳ lặp (Sprint), giúp nhóm tập trung vào các nhiệm vụ trong một khoảng thời gian ngắn, dễ dàng theo dõi tiến độ và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết. Điều này giúp tối ưu hóa giá trị và tăng hiệu quả trong suốt quá trình phát triển phần mềm.

Xác định các tiêu chí rõ ràng cho yêu cầu và backlog

Để đảm bảo rằng backlog không gây nhầm lẫn hay thiếu sót, ITBA cần xác định các tiêu chí rõ ràng cho từng yêu cầu. Việc mô tả nhiệm vụ một cách rõ ràng và chi tiết sẽ giúp các thành viên trong nhóm hiểu đúng về mục tiêu, kết quả mong muốn và các yêu cầu cụ thể. Các tiêu chí này cũng cần được duy trì thống nhất trong toàn bộ dự án để tránh hiểu lầm và giảm thiểu việc trùng lặp công việc.

Đảm bảo tính linh hoạt và cập nhật thường xuyên

Backlog cần được cập nhật liên tục để phản ánh trạng thái hiện tại của dự án. ITBA phải đảm bảo rằng các nhiệm vụ mới được thêm vào khi cần thiết, và các nhiệm vụ đã hoàn thành hoặc không còn liên quan sẽ được loại bỏ hoặc điều chỉnh. Việc cập nhật thường xuyên giúp nhóm phát triển phản ứng kịp thời với những thay đổi trong yêu cầu, đồng thời giữ cho dự án luôn đi đúng hướng và không bị chậm trễ.
Bằng cách áp dụng các chiến lược này, ITBA có thể tối ưu hóa quy trình backlog analysis, giúp tăng cường hiệu quả công việc và đảm bảo rằng dự án phát triển phần mềm được hoàn thành đúng tiến độ, đạt chất lượng mong đợi.